Réforme sur la facturation électronique : les plateformes de dématérialisation et le schéma en Y

La réforme concernant la facturation électronique fait actuellement beaucoup parler d’elle, suscitant de nombreuses interrogations tant sur le plan technique que stratégique pour les entreprises.

PPF, PDP, OD… Des acronymes souvent évoqués dans ce contexte de dématérialisation obligatoire, mais ils peuvent sembler obscurs pour beaucoup. Allez, chez Parthena Consultant, on est sympa, et on va tout vous dire sur ces drôles d’onomatopées !

Pour nous guider dans le domaine de la facturation électronique et afin de faciliter votre compréhension de la réforme, nous avons récemment intégré au sein de Parthena Consultant notre nouvelle directrice de la dématérialisation et référente en RFE, Meriam Boudi.

Avec une expertise avérée dans ce domaine, Meriam apporte une solide expérience en matière de mise en œuvre de solutions de dématérialisation et de conformité réglementaire. Forte de son parcours professionnel, elle a piloté avec succès plusieurs projets de transition vers la facturation électronique dans divers secteurs d’activité. Elle a travaillé sur l’optimisation du processus P2P pour des grandes entreprises comme Sanofi, chez qui elle a participé à la mise en place d’un processus de traitement et de validation automatique des factures fournisseurs structurées (Format EDI). Elle a également travaillé à la conception des circuits de validation des factures, notamment en matchant ces éléments avec le processus de validation des commandes auprès d’entreprises de tailles intermédiaires. Des projets avec des retours sur investissements importants en optimisant les processus financiers de bout en bout et de limiter les risques d’amendes liées aux retards de paiement.

Maintenant que nous avons notre experte à nos côtés, il est temps d’entrer dans le vif du sujet !

À l’ère de la digitalisation, illustrée par nos ados collés à leurs smartphones, même les professionnels de la finance et de la comptabilité doivent s’adapter au numérique.

Les pratiques d’émission et de réception de factures ont considérablement évolué au fil des années. L’époque où nos grands-parents envoyaient des factures papier est bel et bien révolue. Fini les signatures manuscrites, la quête d’une enveloppe adaptée, les pliages méticuleux pour éviter une quatrième pliure, et les timbres qui jouent à cache-cache. Tout cela appartient au passé.

Depuis quelques années, beaucoup ont adopté l’envoi de factures au format PDF. On pourrait penser que la mise en œuvre de la réforme est alors assez simple. Détrompez-vous ! Les factures au format PDF ne sont pas considérées comme électroniques au sens réglementaire, ce serait trop facile ! Surtout qu’il vous faut encore souvent les imprimer et les faire valider manuellement, pas idéal sur le plan écologique…

Demain, avec la facture électronique, c’est un autre type de fichier qui sera en vigueur, et surtout qui devra passer par des plateformes spécifiques, afin d’automatiser le processus de facturation. D’ailleurs, selon un rapport de la commission européenne publié le 19 février 2024, l’automatisation de la facturation présente des avantages quantifiables, avec environ 5,28 EUR d’économies par facture électronique émise et 8,4 EUR par facture électronique reçue. De plus, des économies plus significatives sont réalisées en automatisant l’ensemble du cycle « commande-paiement », incluant les commandes, les documents de transport, les factures et les avis de paiement. On assiste donc à des économies estimées entre 25 et 65 EUR par cycle « achat-paiement ».

Pour mieux comprendre les mécanismes de cette transition, l’État a instauré le système du Schéma en Y, mais kézako ?

Comme un dessin vaut mieux que 1000 explications, le gouvernement français a partagé ce croquis du schéma en Y :

Alors, vous avez tout compris ?

Bof … non, nous non plus on n’est pas convaincus… Alors voici quelques explications supplémentaires, merci Meriam !

La réforme a établi le schéma en Y comme le mode de réception et d’émission standard des factures électroniques. L’objectif ? Simplifier la transmission des données et garantir la conformité aux normes établies par l’État. En pratique, cela signifie que les entreprises devront faire transiter leurs factures par une plateforme dédiée afin que les données fiscales qui les comportent soient transmises directement à l’administration fiscale.

Pour cela, il faudra donc choisir la ou les plateformes de dématérialisation par laquelle(s) faire transiter ses factures. Ces plateformes joueront un rôle central dans la réforme, servant de canaux sécurisés pour les échanges de factures entre les différents acteurs économiques. De plus, elles seront chargées de transmettre les données de TVA à l’administration fiscale, contribuant ainsi à simplifier les déclarations et à lutter contre la fraude fiscale : un objectif primordial de cette réforme.

Mais ce n’est pas tout ! En plus de faciliter le transfert des factures, les plateformes de dématérialisation effectueront également des contrôles de conformité des données, garantissant ainsi que les informations transmises respectent les normes établies. À terme, cette réforme vise à simplifier les déclarations de TVA en fournissant des données pré-remplies, réduisant ainsi la charge administrative pour les entreprises.

Bon, tout cela semble prometteur… Mais du coup, de quelles plateformes exactement parle-t-on ? Et laquelle choisir ?

Il existe deux types de plateformes distinctes pour la facturation électronique : le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

• Le Portail Public de Facturation, ou PPF, est la plateforme qui sera mise à disposition par l’Etat Français pour le transfert des factures. Déployé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), il s’inspire de Chorus Pro, une plateforme déjà en place et utilisée par les entreprises qui travaillent avec le secteur public. Le PPF apportera le socle de base réglementaire.
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, ou PDP, sont des plateformes immatriculées auprès de l’Etat pour une durée de 3 ans renouvelable, autorisées à fournir toutes les fonctionnalités requises par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting. Bien qu’ayant un rôle équivalent au PPF, les PDP sont des plateformes privées et pourront apporter des services complémentaires aux entreprises.

En résumé, le schéma en Y montre que les entreprises choisiront soit une PDP, soit le PPF pour le transfert de leurs factures :

• Pour les factures transitant par le PPF, les données de TVA sont directement envoyées à l’administration fiscale
• Pour les factures transitant par une PDP, il y a deux niveaux : les données passent par le PPF pour ensuite être envoyées à l’administration fiscale.

En fin de compte, le PPF et les PDP offrent les mêmes fonctionnalités et services de base. Mais alors, pourquoi offrir le choix entre plusieurs plateformes, et comment choisir ?

Le PPF est conçu pour rester accessible « à vie » et gratuitement, donc disponible pour tous. Il permet une mise en conformité mais offre un niveau d’accompagnement standard et limité, offrant des fonctionnalités limitées et donc plus adapté aux entreprises ayant un faible volume de factures

En revanche, les PDP sont immatriculées pour une période de 3 ans renouvelable et proposeront davantage de fonctionnalités et de services permettant d’optimiser les processus financiers. L’entreprise qui fait appel à une PDP peut légitimement attendre un engagement en termes d’accompagnement et de support ainsi qu’une certaine agilité, mais également des services complémentaires qui permettent d’optimiser les processus financiers.

Lors de la journée de la facturation électronique du 7 Mars 2024 organisée par la FNFE (Fédération Nationale de la Facturation Electronique), Stéphane Eustache, Directeur du Programme Facturation Electronique, a indiqué que la Plateforme Publique de Facturation devait être considérée comme une plateforme comme une autre. Le choix devrait donc se faire en fonction des besoins des entreprises.

Un décret d’application devrait être publié durant le printemps 2024, pour nous informer de la nouvelle procédure d’immatriculation des PDP.

Pour en savoir plus sur les dernières nouvelles, vous pouvez visionner le replay ici

Si le schéma en Y et autres acronymes vous semblent encore complexes, pas d’inquiétude ! Chez Parthena Consultant, en tant qu’intégrateur spécialisé dans les domaines de la finance, des ressources humaines et de la dématérialisation, nous comprenons les défis que représentent cette transition. Nous sommes prêts à vous accompagner tout au long de la mise en place de cette réforme.

Nos équipes d’experts ainsi que Meriam Boudi, directrice dématérialisation et référente RFE chez Parthena Consultant, sont à vos côtés pour vous aider à mettre en œuvre la réforme en toute sérénité, que ce soit à travers vos outils actuels ou en adoptant de nouvelles solutions logicielles.

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