Les grandes étapes de la réforme de la facturation électronique (RFE) en 2024

Ces dernières années, de nombreuses entreprises françaises suivent une série qui n’est pas disponible sur Netflix : La Réforme de la Facturation Électronique (ou RFE pour les fans) !

Après quelques amendements du gouvernement et du Sénat, l’article 91 de la loi de finances 2023-1322 du 29 décembre 2023 entérine le report de la réforme. En effet, les entreprises et le Portail Public de Facturation ayant pris du retard dans leur préparation, c’est à présent au 1^er septembre 2026 que la RFE devra s’appliquer.

Si vous faites partie de ceux qui pensent que 2026, c’est loin, détrompez-vous ! La préparation à la RFE est une étape à ne pas rater, et l’administration fiscale attend les entreprises au tournant.

C’est pourquoi, en ce début d’année, Parthena Consultant vous recommande de mettre votre préparation à la RFE sur la liste de vos bonnes résolutions 2024.

Pour vous apporter un éclairage concret sur la question, nous avons interviewé Cyrille Sautereau, Président du FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques). Cyrille Sautereau est le “Monsieur RFE” à suivre pour tout comprendre sur la mise en place de la réforme.

Alors sortez le pop-corn, installez-vous confortablement, et découvrez ou redécouvrez tous les tenants et aboutissants de la Réforme de la Facturation Électronique sur le site web www.parthena.com/fr/ pour savoir comment vous y préparer…

Petit rappel pour commencer : la réforme va obliger la facturation électronique entre assujettis. Ces échanges réglementés seront donc opérés via des plateformes de dématérialisation. La mise en exécution de cette réforme, initialement prévue pour juillet 2024, fait à présent l’objet d’un nouveau calendrier avec des étapes dans un ordre à respecter :

Cette réforme était initialement prévue pour 2023, mais très rapidement reportée à juillet 2024.

Première étape : livraison du Portail Public de Facturation (PPF)

Fin 2024 / début 2025

Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme chargée de collecter et de concentrer les données à destination de l’administration fiscale, mais aussi de servir de plateforme d’échange des factures pour les entreprises qui le choisissent. L’État œuvre actuellement à sa création. En parallèle et normalement dès le second trimestre 2024, les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) pourront se faire immatriculer et ainsi rassurer leurs clients sur leur conformité à la réforme.

Deuxième étape : phase pilote

Courant 2025 / 2026

Plus de 1300 entreprises volontaires pour une phase pilote, accompagnées le cas échéant de leurs Opérateur de Dématérialisation (OD), vont tester et valider l’ensemble des modalités d’échange de factures, de statuts de cycle de vie et d’information de e-reporting, y compris dans le cadre des plus de 35 cas d’usage déjà identifiés, au travers des différents portails qu’elles auront choisis : Portail Public de Facturation (PPF) ou Plateforme de Dématérialisation Partenaire de l’état (PDP).

Troisième étape : obligation de réception

1^er septembre 2026 pour toutes les entreprises

Tous les assujettis seront obligés d’accepter de recevoir des factures électroniques aux normes RFE. Les entreprises auront choisi, avant cette date, une ou plusieurs plateformes de dématérialisation (PPF ou PDP) leur permettant de recevoir les factures.

Quatrième étape : obligation d’émission

A partir du 1er septembre 2026 pour toutes les grandes entreprises et ETI

Les grandes entreprises et ETI ayant plus de moyens pour mettre en œuvre la réforme, elles seront les premières à devoir émettre des factures électroniques à destination des assujettis, et à devoir opérer le e-reporting : la transmission des informations de reporting TVA sur tout ce qui ne relève pas de l’échange de factures entre assujettis, c’est à dire les ventes réalisées à des entreprises étrangères et à des consommateurs, ainsi que des acquisitions internationales hors imports de biens.

Jusqu’au 1er septembre 2027 pour toutes les TPE et PME

Les TPE et PME sont tenues de suivre le mouvement, au plus tard, un an après les grandes entreprises et ETI.

L’interopérabilité est un élément clé pour que la RFE se déroule sans encombre. En effet, les factures entre assujettis à la TVA devront obligatoirement s’échanger au travers des PDP et du PPF. Donc, si elles ne sont pas interopérées, les factures ne pourront juste pas être transmises. Au-delà de cet aspect de connectivité et d’adressabilité, il s‘agit aussi de s’échanger des données de facturation et de partager des processus de traitement matérialisé par des cycles de vie des factures. Comment alors assurer un fonctionnement harmonieux et des échanges efficaces si les systèmes informatiques ne sont pas adaptés à la diversité des formats et plateformes utilisés ?

Pour que les échanges de données soient opérés sans entrave, une attention particulière va donc être portée à :

• l’intégration avec les systèmes,
• la compatibilité avec les plateformes de dématérialisation,
• la sécurité et la confidentialité des données.

Mais les plus gros challenges de cette interopérabilité seront sans aucun doute :

• L’utilisation de formats de factures communs, et en particulier ceux que toute entreprise devra comprendre, à savoir 2 formats XML (eXtensible Markup Language) que sont l’UBL (Universal Business Language) et UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), et un format dit « hybride » Factur-x, facture PDF avec des données de facturation attachées en UN/CEFACT CII.
• La mise en place de protocoles de communication communs permettant un échange automatisé nativement entre plateformes PDP, au travers de l’utilisation d‘un annuaire commun de tous les assujettis.
• La capacité des plateformes à produire et échanger les statuts de transmission et de traitement des factures, y compris à destination de tiers impliqués dans les transactions commerciales (tiers payeur, affactureur, tiers facturant, tiers en charge de la validation ou du traitement, …).
• La capacité des Plateformes et des solutions de gestion (OD, ERP) à s’interfacer pour un traitement automatisé de bout en bout.

Mettre en place la réforme de la facturation électronique, c’est s’assurer du routage des données et du bon fonctionnement des échanges.

C’est pourquoi, pour passer à la RFE, il sera nécessaire de recourir aux services d’une ou plusieurs plateformes de dématérialisation (PDP ou PPF). Elles constitueront un réseau primaire, sécurisé et conforme pour les échanges électroniques entre les entreprises et les organismes publics, comme le sont les banques pour les paiements, les FAI pour les accès internet, …

Les plateformes de dématérialisation PPF ou PDP permettront de gérer ces échanges très réglementés, en extrayant les mentions obligatoires des factures, en les contrôlant, et en les transmettant sous 24h à la DGFiP via le PPF, en parallèle de la transmission des factures à leurs destinataires.

Cela formera un flux à sens multiples :

• l’émission des factures clients
• la réception des factures fournisseurs
• la transmission des données de factures et des transactions de paiement à l’administration.

Si vous souhaitez mieux comprendre le circuit d’échange, vous pouvez vous référer au schéma en Y publié sur le site des impôts.

Nous évoquions dans l’étape 3 du calendrier le fait de sélectionner une ou plusieurs plateformes de dématérialisation. Ce choix pourra se porter sur :

Le Portail Public de Facturation (PPF), qui sera public et gratuit. En plus de procéder à la dématérialisation des factures et la centralisation de l’ensemble des flux déclaratifs initiés, il servira de plateforme de dématérialisation en offrant un niveau de service minimal.

Des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui seront privées et a priori payantes. Ces plateformes seront tenues d’obtenir une immatriculation par l’administration fiscale pour pouvoir être habilitées à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting.

Partenaires de l’Etat, les PDP seront donc des acteurs de confiance, soumis à de nombreuses contraintes (notamment en termes de sécurité) et contrôles. À l’heure actuelle, aucune immatriculation n’a été réalisée mais plus de 50 dossiers ont d’ores et déjà été déposés, et on ne connaîtra les noms des premiers PDP qu’au cours du deuxième trimestre 2024.

Ainsi, le PPF ne traitera que les formats du socle commun. Il est donc conseillé aux entreprises de passer par des PDP quand elles ont des flux préexistants, des besoins de données additionnelles, ou encore des factures qui ne rentrent pas dans la norme sémantique européenne de la facture électronique (EN16931).

Au cœur des flux, l’activité principale des PDP est l’échange de factures. Mais elles apportent aussi de la valeur en intégrant des services supplémentaires, comme les Opérateurs de Dématérialisation.

Autre acteur majeur, les Opérateurs de Dématérialisation (OD) seront aux bornes du système d’échange, qui vous seront d’une aide précieuse grâce aux fonctionnalités qu’ils pourront apporter aux entreprises :

• Envoi et regroupement des données de e-reporting
• Mise au format des factures
• Contrôle de leur conformité
• Rapprochement des factures reçues
• Constitution des fichiers d’intégration
• Encaissement et recouvrement
• Paiement
• …

Les OD peuvent être des éditeurs de logiciels ou tout autre acteur de la gestion du document facture et autres documents de gestion en amont ou en aval de l’échange de factures. Ils pourront offrir ces services comme les PDP, mais il ne faut pas les confondre avec ces derniers puisqu’ils ne seront pas immatriculés par l’administration fiscale, et ne seront donc pas autorisés à opérer les échanges de factures électroniques entre assujettis. Ils devront donc soit s’associer avec des PDP partenaires soit s’interfacer avec le PPF pour utiliser sa capacité d’échange de factures.

Maintenant que vous avez bien en tête le calendrier, le système d’échange et les acteurs incontournables de la RFE, vous vous demandez peut-être par où commencer pour appliquer votre bonne résolution ?

Pour procéder dans l’ordre, Cyrille Sautereau conseille de répondre à ces 3 questions :

1. Est-ce que mon système d’information sait émettre des factures électroniques ?

Derrière la question de l’émission se cache celle de la capacité à produire des données de facturation structurées et respectant la sémantique normalisée, y compris la façon dont les calculs et les arrondis sont produits. Ensuite, il s’agira d’apprendre à utiliser les statuts de cycle de vie (qui seront en partie obligatoires avec la réforme). Ils permettent d’affirmer que la facture est conforme, qu’elle est bien arrivée, qu’elle est acceptée par le client ou pas, qu’elle est payée ou pas, etc. En rendant cette information disponible et utilisable, il sera par exemple possible de savoir si le client a validé ou pas une facture et si vous pouvez anticiper le recouvrement.

2. Est-ce que mon système d’information sait recevoir les factures ?

De la même manière, recevoir les factures électroniquement va vous permettre d’utiliser la donnée pour automatiser vos traitements. Par exemple, si vous avez déjà reçu de la marchandise, qu’elle est entrée dans votre système d’information, quand vous recevez la facture il suffit de rapprocher la facture de la commande et de la livraison et si les montants correspondent (y compris avec contrôles à la ligne pour les meilleurs), une machine peut valider automatiquement la facture.

3. Est-ce que mon système d’information prend en compte la gestion de l’e-reporting ?

La réforme prévoit également, que pour tout ce qui n’est pas l’objet de factures entre assujettis (vente-achat à des particuliers ou à des entreprises étrangères et acquisitions internationales hors import de biens), il y aura du e-reporting. Il faudra donc transmettre les informations sur les factures d’achat et de vente concernées, ainsi que les cumuls quotidiens de ventes B2C sous 10 jours tous les 10 jours pour les entreprises au régime normal mensuel. Pour les factures et ventes de services où la TVA reste due à l’encaissement, il faudra aussi « e-reporter » de leurs encaissements, tous les mois sous 10 jours pour le même régime fiscal (les délais étant un peu plus souple pour les régimes simplifiés ou en franchise en base).

Être prêt pour la RFE c’est répondre positivement à ces 3 questions, et avoir remis à plat son processus de facturation, et c’est là que Parthena Consultant peut vous accompagner dès maintenant !

Vous l’aurez compris, passer au traitement des factures en temps réel va être une petite révolution pour votre entreprise, comme pour vos équipes.

Alors pour que l’application de la RFE se passe en douceur, il faut vous atteler à l’alignement de vos processus de facturation avec ce que la RFE prévoit, et au passage les simplifier, dès 2024. Ainsi, la réforme sera l’opportunité pour vous de standardiser et rationaliser vos processus pour les automatiser et vous faire gagner réellement du temps de traitement mais aussi du délai de paiement !

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