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Réforme de la Facturation Electronique : une obligation de dématérialisation

Qu'est-ce que va changer la Réforme de la Facturation Électronique ? Qui est concerné ? Nous vous proposons d'anticiper la réforme avec nos experts RFE.
Visuel article Parthena Consultant quoi de neuf RFE 2024

E-reporting : quand dématérialiser ses factures devient une obligation…

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La généralisation de la dématérialisation des factures, au cœur de la RFE, est un projet européen initié dès 2001. En France, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront obligatoirement se conformer à la réforme d’ici 2026. Sa mise en œuvre se déroule en plusieurs étapes et selon un calendrier précis, comme une bonne série à suspense.

Tel un scénario parfait, la RFE a pour objectif de renforcer la compétitivité des entreprises, d’améliorer la compréhension de leur activité, de simplifier les déclarations et de combattre la fraude. Cependant, cette réforme va au-delà d’une simple mise à jour informatique, c’est un véritable projet d’entreprise qui va venir bouleverser vos processus habituels.

Avec la RFE, vous devenez le héros malgré vous d’une aventure dématérialisée !

Un thriller glaçant...

Découvrez la série « RFE : un compte à rebours sous tension »

Explorez notre nouvelle série à suspense inédite intitulée « RFE : un compte à rebours sous tension », qui plonge dans les défis de la Réforme de la Facturation Électronique. Laissez-vous embarquer dans ce thriller glaçant où Bradley, responsable comptable, se retrouve face à sa quête de mise en place de la RFE, dans les temps. Découvrez comment Bradley parviendra à échapper aux pièges qui lui seront tendus…

Découvrez la série

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Le e-invoicing est un processus de transfert des informations de facturation entre les partenaires commerciaux au format électronique, remplaçant ainsi le format papier traditionnel. Voici comment fonctionne ce nouveau système :

  • Émission de la facture électronique : L’émetteur de la facture crée un document électronique structuré conformément aux normes définies par la législation en vigueur.
  • Transmission électronique : Une fois la facture électronique générée, elle est transmise électroniquement au destinataire. Cela peut se faire par le biais de divers canaux électroniques sécurisés.
  • Réception par le destinataire : Le destinataire reçoit la facture électronique et la traite dans son système d’information.
  • Validation et traitement : Une fois la facture reçue, le destinataire peut effectuer des vérifications automatisées pour s’assurer de l’exactitude des informations, puis la facture est intégrée dans le système comptable du destinataire.
  • Archivage : Conformément aux réglementations, les entreprises doivent conserver les factures électroniques pendant une période définie.
  • Accès aux autorités fiscales : L’administration fiscale recevra en temps réel une partie des informations contenues sur les factures en vue d’établir à terme la déclaration préremplie de la TVA.
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La facturation électronique en Europe

La RFE ne se limite pas à une initiative nationale, mais s’inscrit dans un projet européen et mondial. Dès 2001, l’Union Européenne a lancé le premier épisode de la série RFE. En France, la dématérialisation des factures pour les administrations publiques est déjà obligatoire via Chorus Pro depuis 2021, et depuis, on assiste à un véritable feuilleton national.

Pour promouvoir l’harmonisation des pratiques et rendre cette aventure plus palpitante, l’Union européenne a adopté la Directive 2010/45/UE. Cette directive-cadre vise à faciliter l’utilisation de la facturation électronique et à uniformiser les règles au sein des États membres. Toutefois, malgré ce contexte commun, chaque pays de l’UE peut encore jouer les vedettes en imposant ses règlements nationaux.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Automatisation

Automatisation de l'intégration factures dans le système comptable

La RFE simplifie l’opération d’intégration des factures dans le système comptable en permettant une intégration automatique. Fini les jongleries comptables, cette automatisation augmente l’efficacité opérationnelle en réduisant le temps et les efforts nécessaires à cette tâche cruciale.

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Simplicité

Faciliter les obligations déclaratives

Elle facilite les obligations déclaratives en introduisant le pré-remplissage de la déclaration de TVA. Les informations nécessaires à la déclaration fiscale seront directement disponibles, simplifiant ainsi les démarches administratives. Adieu, les prises de tête avec les formulaires, bonjour la simplicité d’un scénario bien écrit.

Secteur Syndicat de Co-propriété
Standardisation

Standardiser les statuts et mentions de factures

La réforme se la joue standardisation, elle enrichit les informations disponibles en standardisant les statuts et mentions de factures. Cette normalisation améliore la traçabilité des échanges commerciaux et renforce la conformité aux réglementations en vigueur, transformant le chaos des échanges commerciaux en une intrigue bien ficelée. Plus de surprises, tout le monde suit le même script.

Un jeune programmeur devant un ordinateur
Visibilité

Garder une visibilité en temps réel sur la situation des entreprises

Passer aux factures électroniques permet d’améliorer la gestion des flux financiers en offrant une visibilité en temps réel sur l’activité des entreprises. Fini le suspense du contrôle rétroactif, et bonjour à une gestion proactive ! En fournissant à l’administration fiscale une vue instantanée des données de facturation, les entreprises pourront améliorer le pilotage de leur propre activités et l’Etat pourra être pro-actif pour soutenir les entreprises en difficulté.

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Secteur Syndicat de Co-propriété
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Report de la Réforme de la Facturation électronique : le nouveau calendrier 2024 annoncé par la DGFIP

Le 29 décembre 2023, le gouvernement français a annoncé le report du calendrier de déploiement de la RFE dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Ce décalage offre une opportunité précieuse pour anticiper les changements à venir et se préparer sereinement aux impacts de cette transformation sur vos opérations. C’est comme si votre série fiscale préférée avait été repoussée pour une saison de plus !

Initialement prévue pour juillet 2024, la mise en œuvre de la RFE a été reportée au 1er septembre 2026 et implique plusieurs étapes cruciales :

  • Livraison du Portail Public de Facturation (PPF) – Fin 2024 / Début 2025 : Cette plateforme collecte et concentre les données pour l’administration fiscale et sert d’échange pour les entreprises. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) pourront s’immatriculer dès le second trimestre 2024 et faire leur grand show.
  • Phase pilote – Courant 2025 / 2026 : Plus de 1300 entreprises volontaires testeront les modalités d’échange de factures. Elles utiliseront le PPF ou les PDP, évaluant ainsi la conformité et l’efficacité des plateformes.
  • Obligation de réception – 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises : Tous les assujettis devront accepter de recevoir des factures électroniques conformes à la RFE. Les entreprises auront choisi, avant cette date, une ou plusieurs plateformes de dématérialisation. Attention, le grand jour arrive !
  • Obligation d’émission – À partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, jusqu’au 1er septembre 2027 pour les TPE et PME : Les grandes entreprises et ETI émettront en saison 1, suivies d’un an plus tard par les TPE et PME dans la saison, avec la possibilité pour ces dernières d’émettre en avance si elles le souhaitent.

Du PDF au Factur-X, UBL, CII… Les différents formats de factures électroniques

Différents formats de factures numériques ont été développés pour standardiser les échanges de données. Parmi ces formats, on retrouve le PDF, le héros qui garde le style papier, un format universel bien connu qui permet de représenter électroniquement un document de manière fidèle à son format physique d’origine. Cependant, avec la nouvelle réforme, ce format de facture ne sera plus autorisé.

En ce qui concerne la facturation électronique, deux normes XML (eXtensible Markup Language) sont souvent mentionnées. L’UBL (Universal Business Language) est un standard qui vise à uniformiser la représentation des informations commerciales dans les documents électroniques, tandis que le format UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) est spécifiquement dédié aux factures électronique.

Un format particulier appelé Factur-X a également émergé, c’est la rockstar des formats hybrides. Il s’agit d’une facture au format PDF qui intègre des données structurées au format UN/CEFACT CII. Cette approche hybride combine la flexibilité du PDF avec la structure normalisée des données, offrant ainsi une solution crossover entre les formats purs PDF et XML.

Les entreprises auront la liberté de choisir le format d’émission qui leur convient le mieux. Cependant, en termes de réception, une exigence clé sera imposée : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les émissions dans les trois formats prévus : Factur-X, UBL et CII.

Puis-je exiger une facture papier ?

Jusqu’au 1er septembre 2026, les entreprises ont la possibilité de demander à leurs fournisseurs l’émission d’une facture physique. Cependant, à partir de cette date, la règle est claire : une facture dématérialisée, et rien d’autre ! Conformément à la réforme en vigueur, on dit au revoir au papier, et bonjour aux pixels, les entreprises seront dans l’obligation d’accepter exclusivement des factures dématérialisées.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

On dirait que tout le monde est concerné par cette nouvelle norme de l’administration fiscale… Alors, qui doit vraiment entrer sur la piste de la facturation numérique ?

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Un objectif de la réforme : lutter contre la fraude à la TVA

La transition vers la généralisation des factures numériques a un objectif fondamental qui est la lutte contre la fraude à la TVA. Pour cela, la RFE vise à renforcer la transparence et la fiabilité des échanges commerciaux. La RFE a pour but de créer un environnement plus sécurisé et contrôlable. Adieu les escroqueries à la TVA, en automatisant les processus, la RFE réduit les opportunités de manipulation frauduleuse des factures.

La transmission des données de facturation à l’administration fiscale est-elle obligatoire pour tout le monde ?

De la grande entreprise, en passant par les ETI (Entreprises de taille intermédiaire), les PME (Petites et Moyennes Entreprises), les TPE (Très Petites Entreprises), ou les auto-entrepreneurs, toutes les entreprises sont maintenant sur le devant de la scène numérique, et le transfert des données dématérialisées à l’administration est obligatoire : on parle ici de tous les « assujettis TVA », mais il existe des cas spécifiques. Alors, obligatoire ou pas ? Quels sont donc ces autres cas ?

  • Entreprises assujetties à la TVA bénéficiant de la « remise en base » : Les micro-entreprises réalisant un chiffre d’affaires inférieur aux seuils de facturation de la TVA doivent émettre des factures électroniques via des plateformes spécifiques pour les transactions avec des professionnels ayant un SIREN.
  • Entreprises assujetties à la TVA réalisant des opérations exonérées de TVA et dispensées de factures : Certaines entreprises, bien qu’assujetties à la TVA, peuvent être dispensées de facturation pour des opérations spécifiques, nécessitant cependant le recours à la facturation électronique (comme les jeux d’argent ou entraide entre agriculteurs par exemple).
  • Groupes de sociétés : La structuration avec plusieurs entités et une holding nécessite une attention particulière pour la facturation, clarifiant que l’unité légale est le SIREN.
  • Associations : Les associations à but non lucratif non assujetties à la TVA ne sont pas impactées par la réforme, contrairement à celles de plus grande envergure.

Le e-reporting

Concernant le e-reporting, on distingue :

  • Le e-reporting des transactions, qui sera nécessaire pour les ventes à des particuliers, non-assujettis à la TVA, et les transactions avec des entreprises dans ou hors de l’UE.
  • Le e-reporting des paiements (ou encaissements), qui sera obligatoire si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements, surtout applicable aux prestations de service.

Comment facturer un client non assujetti ?

Émettre une facture à un client non assujetti TVA nécessite une approche spécifique. En gros, on évite simplement l’écosystème PPF-PDP et on préfère l’utilisation d’un logiciel de facturation connecté à l’Annuaire des Entreprises : celui-ci vérifie si chaque client avec un SIREN est référencé, auquel cas la facture est émise, ou si celle-ci doit faire une escale vers le e-reporting, sans être envoyée au client.

Anticipez dès maintenant les fonctionnalités nécessaires dans vos futurs outils de facturation, notamment pour gérer les processus de ces cas spéciaux. Parthena Consultant peut vous accompagner dans votre transition et vous éviter une tragédie après avoir fait un choix d’outil sur un engagement de trois ans !

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures représente une transformation majeure dans la gestion financière des entreprises. En plus de botter les fesses à la TVA, cette réforme poursuit plusieurs objectifs essentiels, parmi lesquels :

  • Amélioration de la compétitivité des entreprises en simplifiant les échanges commerciaux et en réduisant les coûts administratifs
  • Optimisation des processus internes liés à la gestion des factures. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et à la réduction des erreurs.
  • Meilleure traçabilité facilitant les audits, assurant la conformité aux réglementations et renforçant la transparence des activités commerciales.
  • Simplification des obligations déclaratives en matière de TVA, réduisant la charge administrative liée à la collecte et à l’envoi des données fiscales.
  • Réduction de l’empreinte écologique en remplaçant les opérations papier par des échanges électroniques.

 

En résumé, la transition vers le e-invoicing s’inscrit dans une démarche visant à moderniser les pratiques commerciales, à renforcer la conformité fiscale et à améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la Réforme de la Facturation Électronique ?

En cas de non-respect des nouvelles règles de e-invoicing, des sanctions seront applicables. Alors, si vous êtes un rebelle de la RFE, voici un résumé des sanctions spécifiques :

  • Obligation de facturation électronique :
    • Non-respect par l’assujetti de l’obligation d’émission de facture électronique : amende de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile.
    • Omission ou manquement par une plateforme de dématérialisation aux règles de transmission : amende de 15 € par facture, plafonnée à 45 000 € par année civile.
  • Obligation d’envoi des données des transactions et de paiement :
    • Non-respect par l’assujetti : amende de 250 € par transmission, plafonnée à 15 000 € par année civile pour chaque obligation.
    • Omission par une plateforme de dématérialisation : amende de 750 € par transmission, plafonnée à 45 000 € par année civile pour chaque obligation.

PDP ou PPF : quelle plateforme choisir pour transmettre vos données ?

Avec le passage de la réforme, vous aurez la liberté de choisir entre Le Portail Public de Facturation (PPF) ou La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF constitue une plateforme en ligne gratuite mise à disposition par l’État pour la dématérialisation des factures. Il permet le dépôt, la saisie, et la réception de factures, tout en assumant la gestion de l’annuaire et en facilitant les échanges B2B. Cette plateforme représente une option sans frais pour les entreprises, jouant un rôle essentiel dans la régulation et l’administration des factures électroniques. Notablement, cette plateforme est conçue pour rester accessible « à vie ».

Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les PDP sont des plateformes privées certifiées par l’administration, immatriculées pour une durée de 3 ans renouvelable. À la fin de cette période, des audits externes sont requis pour demander le renouvellement de l’immatriculation. Ces plateformes sont habilitées à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting.

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Comment devenir PDP ?

Pour devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire dans le cadre de la RFE, l’entreprise intéressée doit entreprendre un processus rigoureux et étape par étape.

  • Tout d’abord, elle doit s’assurer que sa plateforme est en conformité avec les normes et les exigences fixées par l’administration fiscale. Cela englobe des aspects tels que la sécurité des données ou encore la capacité à traiter les flux de facturation électronique.
  • Ensuite, l’entreprise doit déposer une demande d’immatriculation auprès de l’administration. Cette étape est cruciale pour obtenir l’autorisation officielle nécessaire pour opérer en tant que PDP pour leur durée d’immatriculation de 3 ans.
  • Une fois que le sésame est obtenu (l’immatriculation), la plateforme peut s’attendre à être soumise à des contrôles réguliers et à des vérifications de la part de l’administration fiscale. Ces procédures visent à garantir le maintien des normes de conformité établies. C’est la rançon de la gloire fiscale, après tout.
  • La communication régulière des informations requises, telles que les utilisateurs de la plateforme et les transactions effectuées, est également une partie intégrante du processus. En parallèle, l’entreprise doit jouer le rôle du mentor en offrant des sessions de formation aux utilisateurs de sa plateforme afin de les aider à se conformer aux exigences de la RFE. Elle doit également fournir une assistance continue pour résoudre tout problème éventuel.

 

Il est impératif de suivre les directives spécifiques de l’administration fiscale tout au long du process et de maintenir un engagement constant envers la conformité pour que votre plateforme brille en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Quel partenaire de dématérialisation pour vous accompagner ?

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Parthena Consultant reconnaît que la généralisation des factures numériques est bien plus qu’une simple mise à jour de logiciels. C’est un véritable projet d’entreprise qui impacte divers aspects de vos systèmes d’information à vos processus internes. On parle d’une révision profonde de la manière dont vous jonglez avec vos factures, un véritable twist financier qui demande une stratégie solide.

En tant qu’intégrateur spécialisé finance, RH et dématérialisation, chez Parthena Consultant, on ne prend pas cette réforme à la légère. Notre stratégie vise à maintenir la dynamique construite avec nos clients pour mettre en œuvre cette réforme en toute sérénité. Notre équipe d’experts RFE est prête à vous accompagner tout au long de ce process de digitalisation afin que vous ayez toutes les cartes en main pour comprendre les changements que la réforme implique, et comment les anticiper à travers vos outils actuels ou de nouvelles solutions logicielles.

Alors, attachez vos ceintures et préparez-vous à devenir l’acteur d’une saison passionnante autour de la Réforme de Facturation Électronique. Avec Parthena Consultant à vos côtés, vous serez le héros de votre propre entreprise, prêt à affronter tous les rebondissements que la RFE vous réserve.

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation électronique n’est pas simplement recommandée, elle devient impérative avec les exigences de la RFE. Créer des factures dans l’un des formats du socle deviendra incontournable. Cette nouvelle réforme impose des normes strictes en termes de formats de données et de normes techniques, faisant de cette tâche une aventure complexe. Un logiciel dédié devient votre allié dans cette quête, simplifiant la création, l’émission, et la gestion des factures électroniques tout en assurant une conformité inébranlable. 

Soyez le héros de votre série fiscale, armez-vous d’un logiciel de facturation électronique, et affrontez sereinement les défis de la RFE avec notre équipe d’experts Parthena Consultant. Ne laissez pas votre entreprise être prise au dépourvu, contactez-nous dès maintenant pour embrasser la voie de la simplification, garantissant un dénouement positif à cette réforme inévitable. Spoiler alert : ça finit bien pour ceux qui choisissent la voie de la simplification ! 

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