Comment moderniser la paie avec MySilae et mieux piloter les RH ?
Mises à jour réglementaires, conventions collectives, DSN, variables de paie, absences, contrôles, reporting… La paie concentre une quantité croissante de données et de règles à maîtriser. Comment gagner en fiabilité sans alourdir encore le quotidien des équipes ? Et comment mieux exploiter les données produites chaque mois pour piloter les RH ?
Lors de notre webinar « Paie & RH : et si vous passiez sur MySilae ? », Cindy Roméo, chef de marché Paie & RH chez Parthena Consultant, a présenté concrètement le fonctionnement de MySilae, du paramétrage du dossier jusqu’au pilotage RH.
Au fil de la démonstration et des questions des participants, un constat s’impose : moderniser la paie ne consiste pas simplement à remplacer un logiciel. Il s’agit de sécuriser le cycle de paie, limiter les ressaisies, mieux maîtriser les échanges déclaratifs et rendre la donnée sociale plus facilement exploitable.
Pourquoi moderniser la paie aujourd’hui ?
La production du bulletin n’est qu’une partie du travail réalisé par les équipes Paie.
Avant d’arriver au net à payer, il faut collecter les variables, intégrer les absences, prendre en compte les dispositions conventionnelles, contrôler les calculs et suivre les évolutions réglementaires. Après le bulletin viennent encore les virements, les déclarations sociales, les comptes rendus métier, les écritures comptables et les différents états nécessaires aux RH, à la direction ou au CSE.
Plus l’organisation se complexifie : plusieurs établissements, différentes populations de salariés, conventions collectives multiples, outils RH périphériques ; plus les points de contrôle se multiplient.
La question n’est donc pas seulement de produire la paie plus rapidement. L’enjeu consiste à mieux sécuriser l’ensemble du processus tout en donnant aux gestionnaires davantage de visibilité sur ce qu’ils calculent et déclarent.
MySilae : un environnement SaaS pensé autour de la paie et des RH
MySilae est accessible en mode SaaS : l’entreprise se connecte en ligne, sans avoir à maintenir une infrastructure serveur dédiée. L’hébergement est réalisé en France et la solution est conforme au RGPD.
L’un de ses principaux atouts réside dans son moteur de paie et son suivi du légal et du conventionnel. La démonstration indiquait une couverture de 900 conventions collectives et des mises à jour déployées chaque semaine, portant aussi bien sur les évolutions légales et conventionnelles que sur les fonctionnalités de la solution.
Cela ne signifie pas que le contrôle du gestionnaire disparaît. En revanche, une part importante de la maintenance réglementaire et conventionnelle est prise en charge par l’éditeur, ce qui permet aux équipes de concentrer davantage leur travail sur la vérification, l’analyse des écarts et les situations propres à leur entreprise.
La synthèse d’une convention collective peut notamment faire apparaître les classifications, les minima conventionnels, le maintien de salaire, certaines primes ou encore les dispositions relatives à l’alternance.
Une paie qui tient compte des règles propres à l’entreprise
La qualité d’un moteur de paie ne repose pas uniquement sur sa capacité à intégrer une convention collective. Il faut également pouvoir traduire les règles appliquées réellement dans l’entreprise.
MySilae s’appuie pour cela sur des questionnaires de paramétrage au niveau de la société et des salariés.
Prenons l’exemple présenté pendant le webinar de la prime de vacances Syntec. Selon l’organisation retenue par l’entreprise, elle peut être intégrée au salaire, versée une fois par an ou mensualisée. Le paramétrage doit donc refléter cette pratique pour que le calcul soit cohérent.
C’est un point essentiel lors d’un changement de solution : la migration est aussi l’occasion d’identifier, de documenter et parfois d’harmoniser les règles de paie existantes.
De la collecte des variables à la DSN : un cycle de paie plus intégré
L’intérêt d’une solution de paie ne se mesure pas uniquement au bulletin final. Il faut regarder l’ensemble du cycle.
Dans MySilae, les absences et les éléments variables peuvent être saisis directement ou importés depuis un outil de gestion des temps. Les managers peuvent également être associés à la saisie décentralisée de certaines variables.
Les équipes disposent ensuite de différents niveaux de contrôle lors du calcul du bulletin. La démonstration a notamment montré que MySilae pouvait :
- signaler visuellement un salaire inférieur au minimum conventionnel ;
- détailler certains calculs directement depuis le bulletin ;
- expliciter un maintien de salaire en cas de maladie ;
- afficher le détail de la base CSG, de la réduction générale dégressive unique ou encore des saisies-arrêts ;
- permettre de forcer ponctuellement une donnée puis de revenir à la valeur calculée par la solution.
La technologie n’efface donc pas le rôle du gestionnaire. Elle lui donne davantage d’informations pour comprendre et contrôler le résultat produit.
DSN et échanges avec les organismes : réduire les manipulations sans supprimer les contrôles
La DSN occupe une place centrale dans le fonctionnement de MySilae.
Elle intervient d’abord lors de la migration : les DSN existantes peuvent être récupérées afin d’accélérer la constitution du nouveau dossier et de limiter la ressaisie de certaines données salariés.
Cette reprise n’est toutefois pas exhaustive. Par exemple, l’adresse e-mail personnelle du salarié n’est pas récupérée par la DSN et doit être complétée lorsqu’elle est nécessaire pour l’utilisation du coffre-fort électronique.
La solution automatise également certains échanges avec les organismes grâce au fonctionnement en machine-to-machine : récupération de données et de fichiers de paramétrage, taux AT, PASS, envoi des DSN mensuelles et événementielles…
Autre intérêt présenté pendant la démonstration : les comptes rendus métier (CRM) et messages d’erreur sont traduits dans un langage plus directement exploitable par les gestionnaires.
L’objectif reste cependant le même : permettre à l’équipe Paie d’identifier et de traiter les anomalies afin d’éviter qu’elles ne se propagent dans les déclarations suivantes.
Changer de logiciel de paie en cours d’année : est-ce possible ?
C’est une question fréquente lors d’un projet de migration.
Selon l’approche présentée pendant le webinar, un démarrage MySilae est possible à tout moment de l’année, notamment grâce à la récupération d’informations provenant des DSN.
Parthena Consultant recommande néanmoins, lorsque cela est possible, de privilégier un début de trimestre.
Mais la question de la date de bascule ne doit pas masquer le principal enjeu d’une migration : la qualité de l’analyse réalisée avant le paramétrage.
Un changement de paie ne consiste pas à reproduire automatiquement l’ancien système dans le nouveau. Il faut vérifier les règles appliquées, les populations concernées, les organismes, les conventions, les cumuls et les interfaces avec les autres outils.
C’est cette étape qui conditionne en grande partie la fiabilité du démarrage.
Plusieurs conventions collectives, établissements ou populations : que permet MySilae ?
Les organisations ne présentent pas toutes un environnement de paie uniforme.
Lors du webinar, plusieurs participants ont notamment interrogé les équipes sur la gestion de conventions collectives différentes ou de populations particulières.
MySilae permet de définir une convention collective principale et d’en rattacher d’autres à certains salariés. La solution prend également en charge des situations spécifiques, comme les intermittents du spectacle.
L’analytique peut par ailleurs jouer un rôle important dans les organisations qui souhaitent ventiler ou analyser les données selon différents critères.
Silae permet jusqu’à sept axes analytiques, dont trois peuvent être récupérés en comptabilité. C’est notamment une solution à envisager lorsque certains champs libres ne peuvent pas être utilisés directement comme critères de filtrage dans les états.
Ce niveau de paramétrage doit cependant être pensé en amont : multiplier les axes ou les règles n’a d’intérêt que s’ils répondent à de vrais besoins de gestion et de reporting.
De la paie au pilotage RH : que permet réellement Silae BI ?
C’est probablement l’un des sujets les plus intéressants pour une direction RH.
La paie produit chaque mois une quantité considérable d’informations : effectifs, rémunérations, coûts employeur, absences, entrées, sorties, ancienneté, catégories professionnelles… Encore faut-il pouvoir les exploiter sans reconstruire systématiquement ses indicateurs dans Excel.
Silae BI s’appuie directement sur les bases Paie et DSN pour restituer des indicateurs RH prédéfinis. Il est notamment possible d’analyser :
- les effectifs ;
- les entrées et sorties ;
- le coût entreprise et les charges patronales ;
- les absences et la présence ;
- la pyramide des âges ;
- l’ancienneté et le turnover ;
- les données par établissement ou axe analytique ;
- les catégories professionnelles et la nature des contrats.
Ces informations peuvent contribuer à l’alimentation de la BDESE, de l’index de l’égalité professionnelle ou de certains éléments destinés au CSE. Pour la BDESE, toutes les informations ne proviennent toutefois pas de la paie : des données complémentaires peuvent devoir être renseignées.
Silae BI remplace-t-il un outil comme Power BI ?
Non, et la distinction mérite d’être claire.
Silae BI n’est pas un requêteur permettant de construire librement n’importe quel indicateur. Il propose un ensemble d’indicateurs prédéfinis et personnalisables dans leur restitution, mais il n’est pas possible de créer un indicateur qui n’existe pas dans la solution.
Pour les organisations dont les besoins d’analyse vont plus loin, un connecteur JSON permet d’exploiter les données de paie dans un outil externe tel que Power BI.
Le bon niveau d’outil
Silae BI répond aux besoins courants de pilotage RH sans imposer la construction de requêtes. Un outil décisionnel externe reste pertinent lorsque les analyses attendues sont très personnalisées ou doivent croiser plusieurs sources.
MySilae couvre-t-il tous les besoins RH ?
MySilae ne se limite pas à la production de la paie. L’environnement présenté lors du webinar comprend également différents modules autour de la gestion des salariés, des absences et du télétravail, des entretiens, des visites médicales, des notes de frais, de la santé et de la prévoyance, ainsi que de la dématérialisation des documents.
Pour autant, une approche de conseil consiste aussi à identifier ce que l’outil doit réellement prendre en charge et quand il est préférable de conserver une solution spécialisée. C’est notamment le cas de la gestion des temps.
Lors du webinar, le module de gestion des temps de MySilae a été présenté comme davantage orienté vers le suivi de l’activité journalière et moins développé qu’une GTA spécialisée. Des évolutions sont prévues sur ce périmètre.
La bonne question n’est donc pas : « MySilae peut-il tout faire ? » Elle est plutôt : « De quelles fonctionnalités avons-nous réellement besoin et quelle architecture Paie/RH est la plus cohérente pour notre organisation ? »
MySilae dispose d’ailleurs d’API permettant de récupérer des données issues d’autres logiciels, avec notamment Kelio et Lucca cités lors du webinar.
MySilae : les points à cadrer avant de lancer votre projet
Plutôt que d’opposer artificiellement une « ancienne paie » et une « nouvelle paie », voici les principales questions à se poser avant une migration.
| Enjeu | Ce que permet MySilae | Point à cadrer dans le projet |
| Légal et conventionnel | Mises à jour hebdomadaires et couverture annoncée de 900 conventions collectives | Identifier les règles propres à l’entreprise et les particularités salariés |
| Reprise de données | Récupération d’informations à partir des DSN | Contrôler et compléter les données non reprises |
| Variables et absences | Saisie directe, imports et connexion possible à une GTA | Définir qui saisit quoi et depuis quel outil |
| Contrôle de la paie | Détail des calculs, états de contrôle et alertes | Construire les procédures de contrôle internes |
| DSN et organismes | Machine-to-machine, suivi des CRM et historique DSN | Traiter les anomalies et sécuriser les paramétrages |
| Multi-conventions | Plusieurs conventions possibles au sein d’une même structure | Étudier l’organisation des établissements et populations |
| Pilotage RH | Silae BI et indicateurs prédéfinis | Vérifier que les indicateurs répondent aux besoins réels |
| Reporting avancé | Export des données via connecteur JSON | Prévoir un outil externe si les analyses doivent être très personnalisées |
| Gestion des temps | Suivi de l’activité et intégration à la paie | Évaluer l’intérêt d’une GTA spécialisée selon la complexité des besoins |
| Interopérabilité | API et connexions avec des solutions tierces | Cartographier les interfaces nécessaires avant le démarrage |
Le logiciel ne suffit pas : pourquoi la phase d’analyse est déterminante
C’est probablement l’un des messages les plus importants du webinar. Passer à MySilae n’est pas uniquement un projet informatique.
Avant le paramétrage, Parthena Consultant réalise une phase d’analyse destinée à reprendre les règles de paie de l’entreprise, à récupérer les DSN et les fiches de paramétrage nécessaires, puis à identifier les éventuels arbitrages ou harmonisations à réaliser.
Le projet se poursuit ensuite par le paramétrage, la formation et le recettage.
La formation est centrée sur l’utilisation de MySilae : elle ne remplace pas la compétence métier du gestionnaire de paie. Le client reste par ailleurs fortement impliqué lors du recettage puisqu’il est le mieux placé pour contrôler ses données et ses propres règles.
Un accompagnement en fil rouge peut ensuite être réalisé sur les premières paies et premières DSN. Après la mise en production, les demandes d’assistance sont tracées dans l’outil de support afin de conserver l’historique et de faciliter leur reprise par les consultants.
C’est cette articulation entre technologie, expertise métier et méthode projet qui permet de sécuriser une migration.
Alors, faut-il passer à MySilae ?
Il n’existe pas de réponse universelle. MySilae présente des atouts particulièrement intéressants pour les entreprises qui cherchent à fiabiliser leur production de paie, mieux intégrer le légal et le conventionnel, automatiser une partie de leurs échanges déclaratifs et exploiter davantage leurs données RH.
Mais le choix d’une solution doit partir de l’organisation existante : nombre d’établissements, conventions collectives, populations gérées, règles internes, outils de GTA ou SIRH déjà en place, besoins de reporting et niveau d’automatisation recherché.
La question de départ
Quels sont aujourd’hui les points de complexité, de risque ou de ressaisie dans votre cycle de paie ? La réponse permet de déterminer ce qu’il est pertinent d’automatiser, d’intégrer ou de repenser.
Vous envisagez de faire évoluer votre paie ?
Changer de solution de paie ne consiste pas seulement à migrer des bulletins et des données.
C’est l’occasion de revoir vos processus, clarifier vos règles, sécuriser vos contrôles et mieux connecter la paie aux autres enjeux RH.
Les équipes Paie & RH de Parthena Consultant vous accompagnent de l’analyse de vos besoins jusqu’au démarrage de MySilae, puis dans la prise en main et le suivi de votre solution.
Passez à l’action
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