Facturation électronique : la check-list proposée par la FNFE pour être prêt au 1er septembre 2026

À l’approche du 1er septembre 2026, date d’entrée en vigueur des premières obligations de la réforme de la facturation électronique, votre entreprise est-elle prête ?

Beaucoup de contenus ont circulé ces derniers mois autour de la facturation électronique. Pour permettre aux entreprises de se concentrer sur l’essentiel, le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) a publié une check-list de démarrage structurée en trois volets.

Nous vous en proposons ici une lecture claire et opérationnelle, particulièrement adaptée aux PME et ETI. L’objectif : vous aider à vérifier, point par point, que les principaux prérequis sont connus, maîtrisés et sous contrôle.

La check-list du FNFE s’organise autour de trois périmètres complémentaires :

• Volet A – Recevoir et traiter les factures électroniques. Il concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, elles devront être en capacité de recevoir leurs factures électroniques.
• Volet B – Ce qu’une plateforme agréée doit assurer. Il détaille les principales obligations des plateformes et permet aux entreprises de mieux comprendre ce qu’elles doivent attendre de leur prestataire.
• Volet C – Émettre des factures électroniques et produire le e-reporting. Il concerne en priorité les ETI et grandes entreprises, soumises à l’obligation d’émission dès septembre 2026, mais constitue également une base utile pour les PME et TPE qui souhaitent anticiper leur échéance.

Passons en revue les points essentiels de chaque volet.

La capacité à recevoir des factures électroniques constitue le socle commun de la réforme.

Choisir ses adresses de réception

Chaque entité légale doit disposer d’au moins une adresse électronique de réception, le SIREN constituant l’adresse par défaut.

Le FNFE recommande de ne pas multiplier inutilement les adresses de réception, notamment par SIRET. Une multiplication des adresses complexifie leur maintenance en cas de déménagement ou de réorganisation, alourdit le travail des fournisseurs et augmente le risque d’erreur de routage.

Des adresses spécifiques de type SIREN_SUFFIXE peuvent néanmoins être pertinentes lorsqu’un besoin métier réel le justifie, par exemple lorsque certains traitements sont confiés à un tiers.

Rattacher chaque adresse à une plateforme agréée

Chaque adresse de réception doit être confiée à une plateforme agréée (PA).

Cela suppose notamment :

• la contractualisation avec la plateforme ;
• la vérification de l’identité et de la capacité du signataire à engager l’entreprise ;
• la signature d’un accord formel permettant à la plateforme de mettre à jour l’annuaire du PPF avec les adresses de réception concernées.

Cette démarche peut également être réalisée par un tiers dûment mandaté, par exemple un expert-comptable ou un intégrateur.

Être capable de traiter les factures reçues

Recevoir une facture électronique ne suffit pas : il faut également pouvoir l’intégrer dans vos processus comptables et financiers.

Le FNFE recommande, lorsque cela est possible, une intégration automatique ou semi-automatique dans le système de gestion, via une solution compatible correctement paramétrée.

À défaut, la plateforme agréée doit être capable de fournir une représentation lisible de la facture et de permettre l’accès à ses éventuelles pièces jointes.

L’enjeu dépasse donc le seul choix de la plateforme : il faut également vérifier la capacité de votre ERP ou de votre logiciel comptable à exploiter correctement les flux reçus.

Prévoir la gestion des doublons

Pendant la période de transition, certaines factures pourront encore circuler par email ou au format papier, notamment lorsque les fournisseurs ne seront pas encore soumis à l’obligation d’émission électronique.

Une même facture pourrait donc être reçue plusieurs fois par des canaux différents.

Il est indispensable de mettre en place des contrôles permettant d’identifier ces doublons pour éviter qu’une facture ne soit comptabilisée ou, surtout, payée deux fois.

Maîtriser les statuts de cycle de vie

La réforme introduit également des échanges de statuts de cycle de vie, qui permettent de suivre ce qu’il advient d’une facture.

Parmi les principaux statuts de traitement figurent notamment : Prise en charge, Refusée, Acceptée, Acceptée partiellement, Litige, Suspendue, Complétée, Mise en paiement, Encaissée ou Annulée.

Certains statuts font l’objet d’une transmission obligatoire lorsqu’ils sont applicables, notamment « Refusée » et « Encaissée » pour les statuts de traitement, ainsi que « Déposée » et « Rejetée » pour les statuts de transmission.

Les autres statuts permettent d’améliorer le suivi de la facture et la communication entre fournisseur et client.

Le statut « Prise en charge », par exemple, signifie que la facture est ou sera comptabilisée par le destinataire et qu’elle entre dans son processus de validation et de paiement.

Bien utiliser le statut « Refusée »

Ce statut mérite une attention particulière.

« Refusée » ne signifie pas simplement que l’entreprise ne souhaite pas payer une facture. Il signifie qu’elle refuse de la traiter, par exemple parce que :

• la facture ne lui est pas destinée ;
• aucune livraison ou prestation ne justifie sa réception ;
• elle est non conforme ;
• certaines informations indispensables à son traitement sont absentes.

Le refus doit obligatoirement être associé à un motif figurant dans la liste prévue par la norme XP Z12-012 et doit, en principe, être transmis dans les premiers jours suivant la réception.

En revanche, lorsqu’il existe simplement un désaccord sur la facture ou son contenu, c’est le statut « Litige » qui doit être utilisé.

Organiser l’accès des tiers

Si votre comptabilité est suivie par un expert-comptable ou un autre prestataire, vérifiez également que celui-ci pourra accéder aux factures reçues et aux statuts associés.

Les plateformes agréées et les solutions compatibles peuvent proposer différents mécanismes de partage, de délégation de droits ou de transmission des flux vers les outils utilisés par ces tiers.

Le deuxième volet de la check-list s’adresse directement aux plateformes agréées, mais il est particulièrement intéressant pour les entreprises : il permet de comprendre les capacités que leur plateforme doit être en mesure d’assurer.

Contractualiser et maintenir les informations de l’annuaire

La plateforme doit notamment vérifier l’identité du signataire, recueillir l’accord nécessaire à la gestion des adresses de réception et mettre à jour l’annuaire du PPF.

En cas de changement de plateforme agréée, l’ancienne et la nouvelle plateforme doivent également collaborer afin d’assurer la continuité de réception des factures.

Traiter les formats réglementaires

En réception, une plateforme agréée doit pouvoir traiter les trois formats du socle minimum de la réforme :

• Factur-X ;
• UBL ;
• UN/CEFACT CII.

Elle doit également savoir prendre en compte les profils concernés, notamment EN16931 et EXTENDED-CTC-FR.

Gérer les échanges de statuts

La plateforme doit permettre la transmission des statuts de cycle de vie entre les différentes parties.

Elle doit notamment proposer à ses clients la possibilité de générer les statuts « Refusée » et « Encaissée », avec les informations nécessaires, et être capable de recevoir et transmettre les autres statuts produits par les systèmes de gestion de ses clients.

Fournir une présentation exploitable des factures

Votre plateforme doit pouvoir :

• restituer les factures reçues dans un format exploitable ;
• fournir une représentation lisible ;
• extraire les pièces jointes ;
• présenter les statuts et les informations qui leur sont associées.

Elle doit également être capable d’effectuer certaines conversions entre formats selon les règles prévues par la réforme.

Conserver les éléments nécessaires à la conformité

Les plateformes agréées doivent conserver les factures, statuts et éléments nécessaires pour démontrer le respect de leurs obligations en cas de contrôle.

Le FNFE recommande par ailleurs fortement qu’elles permettent à leurs clients d’accéder aux éléments transmis à l’administration.

C’est donc un critère à prendre en compte lorsque vous comparez plusieurs offres.

Garantir l’interopérabilité

Votre plateforme doit être capable d’échanger avec les autres plateformes agréées utilisées par vos clients ou fournisseurs, directement ou, selon les situations, via le réseau Peppol.

Cette interopérabilité est essentielle : la qualité d’une plateforme ne se mesure pas uniquement à son interface ou à ses fonctionnalités, mais aussi à sa capacité à faire circuler correctement les factures et leurs statuts dans l’ensemble de l’écosystème.

Enfin, les plateformes agréées sont soumises à un audit réglementaire dans les douze mois suivant leur immatriculation, destiné à vérifier leur capacité à respecter leurs obligations.

Le troisième volet concerne prioritairement les ETI et grandes entreprises, qui doivent être en capacité d’émettre leurs factures électroniques dès le 1er septembre 2026.

Les PME et TPE, concernées ultérieurement par cette obligation d’émission, ont néanmoins intérêt à anticiper ces sujets.

Produire des factures conformes

Les factures doivent respecter la norme XP Z12-012 et être produites dans l’un des formats admis par la réforme :

• Factur-X ;
• UBL XML ;
• UN/CEFACT CII XML.

La conformité ne concerne pas uniquement le format technique.

Il faut également s’assurer du respect des règles de gestion, notamment sur :

• le calcul de la TVA ;
• les remises et charges ;
• les mentions obligatoires ;
• les données structurées attendues.

Certains secteurs ou cas d’usage particuliers peuvent en outre nécessiter des données complémentaires et l’utilisation du profil EXTENDED-CTC-FR.

Le FNFE recommande de tester la conformité des factures avant l’entrée en vigueur de l’obligation, afin de limiter les incidents au démarrage.

Choisir une plateforme agréée pour l’émission

La plateforme utilisée pour émettre vos factures peut être différente de celle utilisée pour les recevoir. Une entreprise peut également utiliser plusieurs plateformes d’émission.

Il convient alors de définir avec chacune d’elles :

• la façon dont les factures ou données de facturation lui seront transmises ;
• l’adresse électronique utilisée pour recevoir les statuts de cycle de vie ;
• la façon dont les statuts seront récupérés puis intégrés dans vos processus de gestion.

Le suivi de ces statuts permet notamment de savoir si une facture a correctement été reçue et mise à disposition de son destinataire.

Anticiper les rejets de factures

Une facture qui ne respecte pas les règles de conformité peut être rejetée par la plateforme d’émission.

L’entreprise devra alors être capable :

1. d’identifier la cause du rejet ;
2. d’annuler correctement la facture dans son système ;
3. de corriger les données concernées ;
4. de générer une nouvelle facture conforme avec un nouveau numéro.

Ces scénarios doivent être testés avant le démarrage afin d’éviter qu’un incident technique ne bloque le processus de facturation.

Anticiper les problèmes de réception

Des difficultés de transmission peuvent également survenir, en particulier au démarrage du dispositif.

Le suivi des statuts permettra de vérifier que la facture a bien été reçue et mise à disposition du destinataire.

Lorsque la facture ne peut pas être transmise, notamment si le destinataire ne dispose pas encore d’une plateforme opérationnelle, le statut « Déposée » peut être associé au motif « NON_TRANSMISE ».

Dans certaines situations de démarrage prévues par les dispositifs applicables, les circuits historiques peuvent temporairement permettre de gérer ces incidents. L’objectif doit toutefois rester de résoudre rapidement la cause de la non-transmission.

Prévoir les refus de factures

Le vendeur doit également savoir réagir lorsqu’une facture reçoit un statut « Refusée ». Lorsque le refus est justifié, par exemple parce que la facture a été envoyée à la mauvaise entreprise, celle-ci doit être traitée en conséquence dans le système de facturation.

Lorsque le vendeur considère que le refus n’est pas justifié, le FNFE prévoit notamment deux possibilités :

• annuler et refaire la facture avec un nouveau numéro ;
• prendre contact avec le destinataire afin de lui demander de traiter la facture.

Il est donc important d’intégrer ces scénarios aux procédures de facturation et de gestion des litiges.

E-reporting : quatre flux à anticiper

Le e-reporting concerne principalement les opérations qui ne relèvent pas de la facturation électronique B2B domestique, mais également certaines informations de paiement lorsque la TVA est due à l’encaissement.

La check-list du FNFE distingue quatre grands volets :

1. Les ventes B2B internationales, avec transmission des données de chaque facture.
2. Les ventes B2C, avec notamment un cumul quotidien par taux de TVA et par catégorie.
3. Les acquisitions B2B internationales, hors importations de biens.
4. Le e-reporting de paiement, pour les opérations concernées par une TVA exigible à l’encaissement.

Le e-reporting peut être produit directement par le système de gestion de l’entreprise ou être construit par la plateforme agréée à partir des informations qu’elle reçoit.

Une entreprise peut également recourir à plusieurs plateformes agréées pour son e-reporting. Dans ce cas, chacune des plateformes concernées doit transmettre un seul e-reporting par période et par entité juridique (SIREN).

Pour vous aider à faire le point concrètement, nous avons synthétisé les principales vérifications du FNFE dans une check-list de démarrage téléchargeable.

Réception des factures, plateforme agréée, statuts de cycle de vie, conformité des factures, incidents de transmission, e-reporting : cochez les actions déjà réalisées et identifiez immédiatement celles qu’il vous reste à sécuriser.

La check-list du FNFE a un mérite essentiel : transformer un projet réglementaire complexe en une série de vérifications très concrètes.

Mais connaître ces points ne suffit pas. Il faut encore les traduire dans votre système d’information et vos processus :

• mettre à jour vos solutions de gestion ;
• choisir et connecter votre plateforme agréée ;
• paramétrer les flux de factures ;
• organiser la gestion des statuts ;
• sécuriser les échanges avec vos clients, fournisseurs et tiers ;
• tester les scénarios d’incident ;
• former les équipes qui utiliseront ces nouveaux processus au quotidien.

Chez Parthena Consultant, nous accompagnons les PME et ETI dans la préparation de la réforme de la facturation électronique et dans l’adaptation de leurs solutions de gestion, de comptabilité et de facturation. Vous vous interrogez sur votre niveau de préparation à quelques jours de l’échéance ? Nos experts peuvent vous accompagner pour identifier les derniers points à sécuriser avant le démarrage.

Source : Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), « Réforme Facture Électronique – Check List pour le 1er septembre 2026 », volets A, B et C, juillet 2026.