Embarquez dans la Réforme de la Facturation Électronique en 3 étapes !

Plus de 110 clients se sont rassemblés le 25 avril dernier à l’occasion de notre « RFE Breakfast » organisé à la fois à distance et au sein des locaux de Parthena Consultant à Boulogne-Billancourt. Cet événement a offert à plusieurs de nos clients l’opportunité unique de s’immerger dans les profondeurs de cette transformation majeure et d’obtenir nos conseils pour bien débuter leur projet RFE à travers des étapes concrètes.

Si vous avez manqué ce rendez-vous, pas de panique ! Chez Parthena Consultant, on a le cœur sur la main : voici un récapitulatif de nos conseils avisés pour bien commencer votre réflexion autour de cette réforme. Vous nous remercierez plus tard !

Débutons par un très court rappel des fondamentaux, même si on sait que vous êtes presque incollables sur le sujet maintenant.

La Réforme de la Facturation Electronique, née d’une nécessité mondiale de lutter contre la fraude à la TVA, se dresse avec trois objectifs clairs : simplifier les déclarations fiscales, limiter la fraude et obtenir une vision en temps réel de la situation des entreprises.

Concernant le calendrier : repoussée à 2026/2027, l’obligation de conformité soulève des débats animés, car elle implique une transition délicate du papier au numérique. Les échéances sont différentes en fonction de la taille des sociétés mais, quoi qu’il en soit, toutes les entreprises assujetties à la TVA vont devoir mettre en œuvre la RFE au 1er septembre 2026 pour la réception des factures. Allez hop, tous dans le même bateau !

Entrons maintenant dans le vif du sujet : quelles sont donc les premières étapes pour mettre en place cette réforme ?

Il existe en fait deux cas de figure :

• Cas 1 : Aujourd’hui, vous traitez vos factures manuellement (vous les recevez par mail par exemple). Demain, si vous décidez de ne rien changer et de ne pas automatiser le traitement de vos factures, vous les recevrez via le Portail Public de Facturation (PPF). Il vous faudra donc simplement vous créer un compte sur le PPF et télécharger vos factures sur cette plateforme à partir du 1^er septembre 2026.
• Cas 2 : Vous automatisez déjà ou souhaitez profiter de cette réforme pour automatiser le traitement de vos factures. Dans ce cas, il y a encore deux possibilités :
  • Si vous avez déjà une solution de dématérialisation : il vous faudra vérifier que votre solution est bien conforme à la RFE.
  • Si vous n’avez pas de solution de dématérialisation ou votre solution actuelle n’est pas conforme : il vous faudra donc changer de solution et positionner votre choix parmi la 50aine d’acteurs existants sur le marché.

Automatiser ou non, telle est donc la question ! Chaque entreprise doit se poser cette question existentielle et trouver sa propre voie. L’automatisation représente certes un projet important, cependant elle offre une opportunité unique pour vous de revoir vos process pour profiter d’un gain de temps considérable. A vous de voir si vous souhaitez vous lancer !

Ça y est, vous vous êtes décidé : vous commencez votre voyage vers la digitalisation. Bienvenue au début de votre croisière pendant laquelle nous vous accompagnons !

Ça n’est pas un secret, la mise en œuvre de la RFE exige une préparation méticuleuse et une compréhension profonde des processus de votre entreprise. Pour amorcer cette transition en toute confiance, voici les trois premières étapes essentielles à suivre :

Etape 1 : Mise à jour des bases de données tiers

Il vous faut absolument travailler sur une base saine, et cela passe par la mise à jour de vos bases de données tiers. Ces bases de données sont les fondations sur lesquelles repose votre projet de conformité RFE. Sans elles, tout risque de s’effondrer. Cette première étape cruciale implique la mise à jour minutieuse des informations sur vos fournisseurs, vos clients et vos partenaires commerciaux, en commençant par le SIREN, numéro d’identification d’une entreprise, qui est la clé pour les échanges de factures électroniques B2B dans le cadre de la réforme.

Etape 2 : Cartographie des fournisseurs

Maintenant que vos bases sont clean, on passe à la seconde étape : cartographier l’ensemble de vos fournisseurs et comprendre les flux de travail. Cette étape stratégique permet de mieux comprendre les interactions entre votre entreprise et vos tiers, pour vous offrir une vision claire des processus de facturation entrants et sortants tout en identifiant les points de contact et les défis potentiels. Alors, on sort le bon vieil Excel et on trie ! Vous allez devoir recenser vos fournisseurs en fonction des assujettis et non assujettis à la TVA. Il vous faudra ensuite les comptabiliser, et calculer le volume de factures par fournisseur.

Etape 3 : Identification des processus internes

En dernier lieu, nous vous invitons à plonger au cœur de vos propres processus internes. Pour cette étape, vous allez donc devoir identifier vos processus en place en fonction de la typologie de vos achats (les frais généraux, achats opérationnels, etc), ainsi que tous vos processus internes pour chaque typologie d’achat, par exemple : est-ce qu’aujourd’hui vous traitez les différentes factures via des boites mails différentes, avez-vous des workflows de validation, etc… Ce travail va vous donner une cartographie de vos processus existants et une excellente base de réflexion.

De cette cartographie, des codes routages vont pouvoir être mis en place pour automatiser les flux. Un code quoi ? On vous explique : pour pouvoir mettre en place cette réforme de la facturation électronique, l’Etat a mis en place un annuaire pour répertorier toutes les entreprises ayant un code SIREN (qui sera disponible fin 2024 – début 2025). Ces entreprises vont pouvoir intégrer des codes routages dans l’annuaire, qui correspondront à leur typologie de factures et seront donc automatiquement reconnues par les plateformes de dématérialisation.

Rien ne vaut mieux qu’un exemple concret : si avant, j’utilisais des adresses mails différentes pour la réception de factures (une adresse email pour les dépenses opérationnelles, et une autre adresse email pour les dépenses courantes), il faut transformer chaque adresse email différente en un code routage, pour ensuite les communiquer aux fournisseurs en les faisant figurer sur vos bons de commande. Chaque code routage sera donc relié à une typologie de facture différente, et automatiquement répertoriée.

Face aux défis complexes de la RFE, Parthena Consultant vous offre une expertise et un soutien indispensable pour guider votre entreprise vers la conformité. Nous vous proposons deux options d’accompagnement en proximité :

Diagnostic RFE : une cartographie personnalisée de votre situation

Avec notre Diagnostic RFE sur mesure, nous vous mâchons le travail et nous vous aidons à faire l’état des lieux de votre existant pour vous orienter au mieux.

À travers des entretiens personnalisés et une analyse approfondie de vos processus et systèmes existants, nos experts dressent une cartographie sur mesure des solutions permettant de vous accompagner vers une conformité RFE.

Avec ce diagnostic, vous bénéficiez d’un aperçu complet de votre situation actuelle, ainsi que des recommandations spécifiques pour vous mettre en conformité de manière efficace.

Formation RFE : maîtrisez les arcanes de la réforme

Nous proposons également une formation d’une journée dédiée à la compréhension de la RFE, animée par notre experte. Lors de cette formation, vous plongerez dans les détails de la RFE, de ses objectifs à ses échéances, en passant par ses implications pratiques pour votre entreprise. L’objectif est de vous fournir une compréhension approfondie de la RFE et des outils nécessaires pour mettre en œuvre avec succès les changements nécessaires.

Que vous soyez novice dans le domaine de la facturation électronique ou que vous souhaitiez approfondir vos connaissances, cette formation vous donne les clés pour maîtriser les défis de la RFE et assurer la mise en conformité de votre entreprise avec assurance et sérénité.

Quel que soit votre équipement actuel ou futur, rappelez-vous que la RFE est un voyage dont la clé réside dans la préparation et l’accompagnement. Alors, enfilez votre costume de super-héros de la conformité et plongez dans cette aventure avec Parthena Consultant !