DSN de substitution : ce qui change et comment s’y préparer avec Parthena Consultant
#Gestion administrative de la PaieÀ partir de 2026, l’Urssaf pourra, dans certains cas, refaire votre DSN à votre place. Cette « DSN de substitution », pilotée par l’Urssaf, a pour objectif de corriger les déclarations qui comportent encore des anomalies malgré les alertes déjà envoyées, afin de sécuriser les droits sociaux des salariés – en priorité leurs droits retraite.
L’enjeu est double : ne plus laisser des erreurs non traitées pénaliser les collaborateurs, tout en rappelant que l’employeur reste pleinement responsable des données déclarées.
Dans cet article, nous vous expliquons ce que change la DSN de substitution, le calendrier à avoir en tête et comment vous préparer concrètement avec l’appui de Parthena Consultant et de solutions adaptées comme MySilae.
Rappel : DSN, contrôles Urssaf et fiabilisation des données
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est le flux mensuel qui alimente les organismes de protection sociale : Urssaf, caisses de retraite, assurance chômage, etc. Elle contient les informations de rémunération, les cotisations et assiettes, la situation des salariés (entrées, sorties, absences, etc.), et le montant net social.
Ces données servent notamment à :
- calculer la retraite (via l’assiette plafonnée vieillesse),
- déterminer certains droits sociaux (RSA, prime d’activité à partir du montant net social),
- vérifier les conditions d’exonération de cotisations.
Des contrôles de plus en plus orientés “qualité des données”
Au fil des années, l’Urssaf a renforcé ses dispositifs de contrôle pour ne plus se limiter à la seule conformité déclarative, mais s’assurer de la fiabilité réelle des données transmises. Les anomalies détectées sont aujourd’hui restituées aux employeurs via les comptes rendus métiers (CRM), afin de les inciter à corriger en amont les informations susceptibles d’impacter les droits sociaux des salariés.
La DSN de substitution s’inscrit dans cette dynamique : elle constitue le prolongement de ces contrôles, lorsque les écarts signalés n’ont pas été traités dans les délais.
DSN de substitution : ce que dit l’Urssaf
Selon l’Urssaf, la DSN de substitution permet à l’organisme de « transmettre une donnée juste aux organismes de protection sociale » lorsque l’employeur ou son tiers déclarant n’a pas traité les anomalies signalées dans les temps.
Concrètement, l’Urssaf (ou la MSA – Mutualité Sociale Agricole) reconstitue une DSN à partir de données corrigées lorsque :
- des anomalies ont été relevées dans les CRM mensuels,
- puis rappelées dans un CRM annuel,
- et qu’aucune correction ou contestation n’a été effectuée dans les délais.
Cette DSN de substitution est ensuite transmise aux organismes de protection sociale et devient la référence pour le calcul des droits, notamment retraite.
Un focus 2026 sur les droits retraite
Pour sa première année d’application, en 2026, l’Urssaf précise que la DSN de substitution visera en priorité les données qui impactent les droits retraite des salariés, en particulier l’assiette plafonnée vieillesse de base et complémentaire.
L’objectif est d’éviter qu’une erreur non corrigée sur plusieurs mois ne vienne pénaliser les futurs droits retraite des collaborateurs.
Calendrier : les grandes dates à connaître
2025 : L’année “observée”
Les déclarations de l’année 2025 sont particulièrement sensibles :
- Elles sont contrôlées comme d’habitude via les CRM mensuels,
- Les anomalies non traitées alimenteront le CRM de rappel qui sera diffusé en mars 2026,
- Ce CRM de rappel servira de base aux futures DSN de substitution.
Mars à mai 2026 : La fenêtre pour agir
En mars 2026, l’Urssaf envoie le CRM de rappel annuel listant les anomalies 2025 qui impactent les droits sociaux.
À partir de là, le déclarant dispose d’un temps limité pour :
- Corriger les données dans ses DSN,
- Ou contester les propositions de correction via le service Suivi DSN.
Mai / juin 2026 : Premières DSN de substitution
Si les anomalies ne sont ni corrigées ni contestées (ou si l’opposition est rejetée), l’Urssaf pourra émettre les premières DSN de substitution en mai/juin 2026, au titre des DSN 2025.
Les régularisations de cotisations qui en découlent pourront donner lieu à mises en demeure et majorations, ou à des remboursements si des trop-perçus sont constatés.
Prochaines étapes : comment vous préparer dès maintenant
En cette fin d’année 2025, vous entrez dans une phase cruciale. Voici les actions prioritaires à engager.
1. Mettre les CRM au centre du jeu
- Relire systématiquement les CRM mensuels 2025 pour repérer les anomalies récurrentes (net social, assiettes retraite, exonérations).
- Vérifier qu’un collaborateur en interne est clairement responsable du traitement des CRM et du suivi des corrections.
2. Sécuriser la paie et les paramétrages DSN
- Passer en revue les paramétrages paie qui alimentent les rubriques DSN sensibles : assiettes plafonnées, taux, codes types de personnel, exonérations…
- Mettre en place des contrôles en amont (rapprochements paie/DSN, vérification des plafonds, cohérence des effectifs et des montants).
3. Anticiper le CRM de rappel 2026
- Réserver du temps en mars 2026 pour analyser le CRM de rappel dès sa mise à disposition.
- Organiser en amont la réponse : qui analyse, qui corrige dans le logiciel, qui valide les régularisations, qui gère les éventuelles oppositions auprès de l’Urssaf.
Comment limiter le risque de DSN de substitution ?
Agir “au fil de l’eau”
La fiabilisation des données doit se faire au fur et à mesure, et non une fois par an. Il est essentiel de :
- Corriger les erreurs dès qu’elles apparaissent dans les CRM mensuels,
- Recalculer les bulletins si nécessaire,
- Déposer, si possible, des DSN “annule et remplace” avant l’échéance.
Outiller le contrôle DSN
Pour éviter d’arriver au CRM de rappel avec une montagne d’anomalies, il devient stratégique de :
- Disposer de contrôles DSN intégrés au logiciel de paie,
- Automatiser la remontée et le traitement des alertes issues des retours Urssaf,
- Suivre des tableaux de bord d’anomalies pour prioriser les corrections et suivre les plans d’actions.
L’accompagnement de Parthena Consultant
Plutôt que de construire un plan d’actions 100 % manuel et chronophage, Parthena Consultant vous oriente vers des solutions de paie adaptées, comme le logiciel MySilae, et vous accompagne dans leur mise en œuvre.
MySilae met à votre disposition :
- Des contrôles DSN en continu, qui détectent les incohérences au fil de l’eau,
- Des alertes automatisées lorsqu’une anomalie à risque est repérée,
- Des parcours de correction guidés pour aider le gestionnaire de paie à régulariser avant envoi,
- Une meilleure intégration des retours Urssaf / CRM pour limiter les CRM de rappel et les cas de DSN de substitution.
Un bon logiciel, bien paramétré et bien piloté, devient ainsi un levier clé pour rester maître de vos déclarations, plutôt que de laisser l’Urssaf corriger à votre place.
Parthena Consultant vous accompagne à la fois sur le choix de l’outil, son paramétrage et l’appropriation par vos équipes, afin de sécuriser durablement vos DSN.
Agir dès maintenant pour garder la main sur vos déclarations
La DSN de substitution est un mécanisme par lequel l’Urssaf peut, à partir de 2026, rcorriger certaines de vos DSN à votre place si les anomalies signalées n’ont pas été traitées dans les délais. L’objectif affiché est la protection des droits des salariés, mais le message envoyé aux employeurs est clair : la qualité des données DSN devient non négociable.
En vous appuyant sur un accompagnement structuré comme celui de Parthena Consultant, vous pouvez :
- Anticiper les prochaines échéances (CRM de rappel 2026, substitutions de juin),
- Sécuriser vos processus et paramétrages,
- Et faire de la DSN un véritable levier de fiabilité et de confiance, pour l’entreprise comme pour les salariés.
Les experts de Parthena Consultant sont à votre écoute pour vous accompagner dans cette démarche et vous aider à aborder sereinement la mise en place de la DSN de substitution.
