Réforme de la facturation électronique : comprendre le rôle de l’annuaire centralisé

À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire… Les organisations devront se doter d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour émettre et recevoir leurs factures… Bon, à moins que vous ne viviez en zone blanche, vous le savez déjà. 

Mais parmi les nouvelles briques essentielles de cette réforme, une en particulier mérite votre attention : l’annuaire centralisé. Loin d’être un bottin d’entreprises, c’est, au contraire, le cœur logistique du futur système de facturation électronique. Son rôle ? Eviter l’embarras des utilisateurs qui ont une fâcheuse tendance à se tromper de destinataire. Explications. 

L’annuaire centralisé c’est un peu comme un GPS. Vous indiquez quel client doit recevoir votre facture, et il l’y conduit sans détour, et surtout sans la perdre dans la mauvaise boite mail.   

Concrètement, il s’agit d’une base de données nationale, gérée par l’administration fiscale (via le Portail Public de Facturation), qui recense toutes les entreprises concernées par la réforme ainsi que leurs informations de « routage fiscal » : 

• Le SIREN ou le SIRET de l’entreprise, 

• La PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) sélectionnée, 

• D’éventuels codes de routage internes, pour adresser une entité ou un service précis. 

L’annuaire est alimenté de deux façons : par l’administration (données de l’INSEE, de la DGFiP) et par les plateformes (PDP) qui déclarent les informations de leurs utilisateurs. Lorsqu’une facture est émise, la PDP de l’émetteur interroge cet annuaire pour savoir où la transmettre et sous quelle forme. 

Envoi par mail, par courrier, dépôt sur des portails clients… Autant dire que chaque entreprise fait un peu à sa sauce quand il faut envoyer une facture. Résultat ? Des erreurs qui trainent, des délais de traitement aléatoires, et quelques factures encore portées disparues. 

Avec la réforme de la facturation électronique, l’annuaire centralisé devient le point de référence unique pour savoir où et comment transmettre une facture à une entreprise. Plus qu’un répertoire, c’est une infrastructure qui garantit que chaque facture est acheminée à la bonne destination, en fonction des informations déclarées par l’entreprise réceptrice. 

Sur le plan métier, ce changement apporte son lot d’avantages : 

• Automatisation : plus besoin de saisir ou vérifier manuellement les données de facturation. Le système les récupère directement via l’annuaire. 

• Fiabilité : une facture ne peut pas se “perdre” ou être envoyée au mauvais endroit. Le routage est contrôlé et traçable. 

• Interopérabilité : quel que soit le prestataire (PDP) choisi par vos partenaires, le système saura où acheminer les documents, sans que vous ayez à gérer chaque cas individuellement. 

En bref, vous gagnez en fluidité, en sécurité, et surtout vous pouvez traiter un volume plus important de factures sans lever le petit doigt. 

Pour que le système puisse acheminer vos factures au bon endroit – et que vous ne receviez pas celles du voisin – il y a quelques étapes à anticiper. 

Choisir votre mode de réception

Les seules plateformes de réception autorisées sont les PDP pour émettre et recevoir des factures électroniques. Cela implique : 

• De sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire labellisée par l’administration. 

• De la déclarer dans l’annuaire public centralisé. 

Depuis juin 2025, il est déjà possible d’inscrire votre PDP dans l’annuaire centralisé via le Portail Public de Facturation. Cela signifie que vous pouvez d’ores et déjà tirer parti des avantages de la facturation électronique. 

Renseigner vos lignes d’adressage 

Chaque entreprise doit ensuite transmettre à l’annuaire ses lignes d’adressage. Ici on parle d’informations bien précises : 

• Le SIREN (identifiant unique), 

• Le ou les SIRET concernés (si vous souhaitez différencier vos entités), 

• Éventuellement une adresse de type SIREN_Suffixe, par exemple « SIREN_NDF » pour identifier les notes de frais.

Ces informations sont communiquées via votre PDP, mais vous devez les définir. Et attention à ne pas intervertir deux chiffres, car elles serviront de référence pour tous vos partenaires. 

Préparer vos outils internes

Et vos outils, sont-ils prêts à suivre le mouvement ? Si vous utilisez les logiciels Sage par exemple, cela passe par la mise à jour de votre ERP pour :  

• Qu’il intègre la PDP Sage labellisée. 

• Qu’il prenne en charge les formats de facture exigés. 

• Qu’il sache interroger l’annuaire au moment de l’émission. 

• Qu’il envoie automatiquement le e-reporting à l’administration. 

En résumé : choisissez votre canal de réception, renseignez vos données dans l’annuaire, et assurez la bonne intégration dans vos outils. Tout le reste en découle. 

La réforme s’installe progressivement, mais les dates clés sont déjà fixées.  

• Dès juin 2025, l’annuaire centralisé entre en production dans une première version. Les entreprises peuvent commencer à inscrire leur PDP et leurs lignes d’adressage. 
• En juillet 2025, un pilote à petite échelle réunissant deux PDP et trois entreprises a confirmé le bon fonctionnement du système.
• A partir de octobre 2025, répétition générale. Une phase pilote s’ouvre avec des entreprises volontaires, afin de tester grandeur nature le système complet : émission, réception, interrogation de l’annuaire, échanges entre PDP et PPF. 
• Le 1er septembre 2026, la réception des factures électroniques devient obligatoire. Vous devrez, à cette date, avoir choisi votre PDP, déclarer vos informations dans l’annuaire, et être en capacité de traiter ces factures. 
• Enfin, le 1er septembre 2027, l’obligation d’émission s’étend aux TPE et PME. D’ici là vous devrez être totalement opérationnel, aussi bien pour envoyer que pour recevoir. 

Pas de panique, mais pas de procrastination non plus. L’ampleur des changements demande une préparation en amont (diagnostic des flux actuels, mise à niveau des outils, conduite du changement…). S’y mettre dès maintenant, c’est éviter les urgences de dernière minute et les “pourquoi ça ne marche pas ?”.

Pour conclure, notez que Parthena Consultant a justement lancé le dispositif « RFE : Go Now ! » pour vous guider vers la conformité sans stress : inscrivez-vous d’abord à l’un de nos webinars « RFE : Il est temps d’agir ! », échangez ensuite lors d’un rendez-vous personnalisé avec votre interlocuteur commercial, puis laissez-vous accompagner pour l’inscription à votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). On avance ensemble, et on le fait bien !