Dentego automatise sa gestion documentaire avec Zeendoc et Parthena Consultant
Établissement de santé Dentego
Dentego est un acteur incontournable de la santé bucco-dentaire en France depuis 2013, avec plus de 100 centres répartis sur tout le territoire et plus de 1 500 salariés. Jonathan Alves, Chef de projet IT chez Dentego, est chargé de trouver des solutions pour optimiser les opérations quotidiennes de l’entreprise. Récemment, l’optimisation de la gestion documentaire est devenue une priorité, un défi qu’ils ont décidé de relever avec l’éditeur Zeendoc et l’accompagnement de Parthena Consultant.
Gérer efficacement des données de patients
Dans un secteur où la gestion efficace des documents est cruciale et nécessite des garanties de sécurité, Dentego recherchait une solution capable de transformer leurs processus manuels en un système automatisé et centralisé. Le besoin était double :
- Technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) : Convertir le contenu des documents physiques en données exploitables pour faciliter divers traitements automatiques.
- Centralisation et gestion des factures fournisseurs : Gérer le flux important de documents entrants provenant de leurs établissements à travers toute la France.
La solution idéale devait permettre à Dentego de non seulement gérer efficacement leurs 50 000 à 60 000 factures annuelles, mais aussi de traiter de manière fluide et sécurisée environ 300 000 documents liés aux patients par an.
Le choix de Zeendoc
Zeendoc a été sélectionné pour ses capacités à répondre aux besoins complexes et variés de Dentego. La flexibilité et la robustesse de cette solution ont été des facteurs déterminants :
- Centralisation et gestion des documents : Zeendoc permet de regrouper et de gérer toutes les factures fournisseurs en intégrant directement les données avec le logiciel comptable Sage, ce qui est crucial pour le suivi financier de tous leurs centres.
- Automatisation et traitement des documents santé : Grâce à son système OCR et à son accréditation Hébergeur de Données de Santé (HDS), Zeendoc gère automatiquement un grand volume de documents liés aux données de patients, en facilitant la comparaison et la validation des données avec une grande précision.
Double espace Zeendoc : Une solution sur-mesure pour Dentego
Dentego utilise deux espaces distincts dans Zeendoc pour gérer ses besoins spécifiques :
- Armoire Zeendoc classique : Utilisée pour la comptabilité, elle permet de centraliser et de gérer les factures fournisseurs, avec une intégration directe à Sage. Environ 50 000 à 60 000 factures sont traitées chaque année via ce système.
- Armoire Zeendoc santé : Destinée à la gestion des documents de santé et données de patients, elle automatise le traitement de 300 000 documents par an, incluant des prises en charge mutuelles, des cartes de mutuelle et autres données de patients. Cela permet de vérifier la conformité des factures avec les accords de prise en charge, une tâche essentielle dans le domaine de la santé.
Au quotidien, Zeendoc est utilisé par une équipe dédiée de 10 à 15 personnes pour la saisie et la validation des factures. Plus de 100 utilisateurs participent aux circuits de validation, où un processus hiérarchisé assure que chaque document est approuvé par les responsables régionaux, avec notifications par mail et tableaux de bord pour un suivi en temps réel.
L’implémentation de Zeendoc a transformé les opérations de Dentego, apportant des bénéfices significatifs :
- Amélioration du traitement du flux documentaire en forte croissance : Zeendoc a permis de gérer efficacement un volume croissant de documents, accompagnant ainsi l’expansion du groupe et ses 100 centres dentaires où près de 1,2 million de patients sont soignés chaque année.
- Conformité et automatisation : Le point d’entrée Zeendoc dans l’armoire santé a permis de simplifier la vérification des périodes de validité et des conditions spécifiques liées aux mutuelles, rendant le processus de facturation plus rapide et précis.
- Optimisation des ressources : Aujourd’hui, grâce à l’automatisation, Dentego profite d’une équipe de 4 personnes pour traiter les documents de 100 centres, là où il aurait fallu 10 personnes sans cette automatisation, permettant aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Parthena Consultant : Un partenaire clé pour Dentego
Le choix de Parthena Consultant pour accompagner Dentego dans sa transformation a été particulièrement stratégique. Dès le début, un expert dédié de Parthena Consultant a assuré une relation privilégiée avec Dentego, fournissant une assistance continue depuis l’implémentation de l’outil Zeendoc jusqu’à son utilisation quotidienne.
La réactivité et la disponibilité de Parthena Consultant ont été des atouts majeurs. Le consultant a facilité la transition en formant les équipes de Dentego et en apportant des réponses rapides et adaptées à leurs besoins spécifiques. Cette collaboration a permis d’optimiser l’intégration de Zeendoc, garantissant une gestion efficace du flux documentaire croissant de Dentego.
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