Comment transformer les entretiens de vos collaborateurs en leviers de performance collective ?

Outils de management par excellence, les entretiens professionnels obligatoires sont essentiels pour booster vos collaborateurs. Ils permettent de prendre la mesure du chemin parcouru, d’ouvrir de nouvelles perspectives… Et bien plus encore.

Bien menés, ils sont donc aussi efficaces qu’une bonne cure de magnésium !

Pourtant, l’entretien professionnel, le bilan à 6 ans et l’entretien forfait cadre sont encore trop souvent vus comme une formalité administrative alors qu’ils sont cruciaux pour prendre soin du plus grand capital de l’entreprise : l’humain !

Lorsqu’ils sont menés avec perspicacité et bienveillance, les entretiens professionnels deviennent de puissants leviers pour booster la performance collective et la productivité. Le challenge réside dans la manière de les aborder et de les gérer.

Alors comment tirer le meilleur de ces entretiens professionnels et comment l’automatisation du process RH peut vous y aider ?

Réunir les conditions de dialogue

On ne vous apprend rien si on vous dit que le cœur d’un rendez-vous réussi est le dialogue. Et pourtant, nous avons tendance à caler les entretiens professionnels au chausse-pied entre deux livraisons de projet, sans prendre le temps nécessaire à leur préparation. La première chose à faire est donc de leur consacrer le temps dont ils ont besoin, et d’être vigilant sur plusieurs points :

Veiller à favoriser la confiance

En cultivant un dialogue ouvert et honnête, vous construisez et renforcez la confiance entre les collaborateurs et l’entreprise. De plus, cela participe à la création d’un environnement de travail bienveillant et agréable. Le positif appelle le positif !

Bien identifier les besoins et objectifs

Seul le dialogue permet d’identifier clairement les besoins, les objectifs et les aspirations de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi mieux les accompagner dans leur développement professionnel et répondre à leurs attentes.

Chercher à résoudre les problèmes

En dialoguant régulièrement, avec sincérité et empathie, il est plus aisé d’aborder les problèmes et de les résoudre tant qu’ils ne sont qu’à l’état de malentendu, ou de petite difficulté. Un problème qui s’installe devient source de mal-être. Et on sait que cela nuit à la motivation autant qu’à la performance.

Côté solutions digitales

Au-delà de faire gagner du temps, l’automatisation permet de prendre en compte chaque situation, et c’est là une des clés d’un dialogue réussi. En utilisant un workflow adaptable, vous pourrez optimiser la conduite de vos entretiens pour que la discussion prenne la bonne direction.

De quoi simplifier les échanges entre managers, collaborateurs et services RH… Et cultiver ce fameux dialogue dans un esprit de collaboration positif !

Simplifier le questionnaire

Deuxième élément essentiel pour créer la discussion et faciliter l’analyse des informations : le questionnaire, il constitue le fil rouge d’un dialogue réussi. De plus, il permet de collecter les bonnes informations, pour que votre entretien aboutisse à des résultats constructifs.

Cela devrait être une évidence, et pourtant on aurait tendance à oublier qu’un bon questionnaire remplit plusieurs fonctions :

Économiser du temps et de l’énergie

Créer un questionnaire simple permet aux collaborateurs et managers de se concentrer sur les sujets essentiels de l’entretien. Évitez la complexité, vous ferez gagner du temps à tout le monde !

Faciliter la compréhension

Pour que votre questionnaire soit une aide utile à la communication et vous aide à cerner les problèmes, il convient de créer un questionnaire simple et clair. Mieux compris des collaborateurs, il vous permettra de récolter des réponses pertinentes et utiles.

Simplifier l’analyse des données

Plus votre questionnaire sera simple, plus les informations récoltées seront pertinentes et plus l’analyse des résultats sera simple ! En extrayant facilement ces informations, vous pourrez identifier rapidement les tendances, les lacunes, les besoins de formation…

Côté solutions digitales

Les outils digitaux facilitent grandement la création et la personnalisation des formulaires d’entretien. Certains permettent même de créer des catégories créer des questionnaires adaptés aux différents profils managés. Idéal pour gagner en temps et en pertinence !

Faire des points intermédiaires

Comme pour toute bonne habitude, c’est lorsqu’une action fait partie de notre routine que nous l’effectuons avec le plus d’efficacité.

Notre dernier conseil est donc qu’il ne faut pas attendre les entretiens annuels pour s’en occuper ! Faire des points plus rapprochés permet un suivi constant, qui transforme votre session d’entretiens annuels en simple formalité. Mais ce n’est pas son seul avantage…

Assurer le suivi des objectifs

Faire des points intermédiaires garantit la tenue des objectifs. Sans aller jusqu’à du micro-management, l’idée est de rapprocher suffisamment les rendez-vous pour ajuster au fur et à mesure le calendrier des objectifs, et ainsi mieux prioriser les tâches à accomplir.

Maintenir les collaborateurs impliqués

En l’absence de points intermédiaires, il peut arriver que les collaborateurs aient l’impression que l’entreprise n’accorde pas beaucoup d’importance à leur développement professionnel. Or la reconnaissance passe par le temps consacré, l’attention portée. Des entretiens plus rapprochés peuvent donc contribuer à entretenir la motivation des collaborateurs.

Limiter les résistances au changement

Plus les entretiens sont fréquents, plus la collaboration pour résoudre ces problèmes est favorisée, et plus les changements peuvent être opérés petit à petit. L’acclimatation à ces changements étant progressive, ils apparaissent plus doux, naturels, et sont donc mieux acceptés par les équipes.

Côté solutions digitales

Avec les outils appropriés, il est possible d’organiser les entretiens sous forme de véritables campagnes, ce qui facilite grandement la mise en place de rendez-vous plus rapprochés.

La souplesse qu’offrent ces outils est très utile pour suivre notamment la question des objectifs. Elle permet également d’effectuer un meilleur pilotage dans le temps, et donc d’obtenir une véritable analyse de l’évolution de la satisfaction des collaborateurs.

On l’a vu les outils digitaux aident grandement l’organisation, la conduite et l’analyse des entretiens professionnels.

Mais ce n’est pas tout ! Pour comprendre et accompagner les collaborateurs dans la durée, vous pouvez utiliser des indicateurs pour mesurer et exploiter vos résultats des campagnes d’entretien. Présentés sous forme de graphiques, ils sont exportables de manière à vous aider à préparer vos plans d’action RH. De quoi mieux gérer les besoins en formation, les souhaits de mobilité, les rééquilibrages de rémunération, etc.

“ Mener un entretien est un véritable processus, où le plus important n’est pas le formulaire rempli, mais bien le moment d’échange qu’on aura su créer, et la valeur ajoutée qu’il apporte à ses contributeurs.” – Marianne Turgis – Directrice Générale

Que ce soit le module Teams Entretiens de Cegedim SRH, Sage Espace Employés de Sage, ou Poplee de Lucca… Tous ces outils numériques ne se substitueront jamais à un bon manager, mais ils facilitent grandement son organisation, et l’aident à piloter les objectifs de ses équipes !

D’où l’importance pour votre entreprise d’être bien accompagnée dans leur choix et leur mise en place pour en tirer le meilleur… Et si vous contactiez nos experts pour nous présenter votre problématique ?