Office Manager (F/H)

• Une entreprise à taille humaine, en pleine croissance
• Un environnement de travail stimulant, solidaire et bienveillant
• Bien plus que des missions, une histoire à écrire ensemble

En tant qu’Office Manager, tu es un pilier central de la vie de l’entreprise.

Véritable bras droit de la direction, tu assures la gestion administrative, logistique et financière de la structure. Tu contribues à créer un environnement de travail fluide, efficace et agréable pour l’ensemble des collaborateurs. Des déplacements sont à prévoir en région.

Gestion de la flotte automobile

Tu assures la gestion du parc automobile du groupe, cela comprend  :

• La gestion et le renouvellement des véhicules (la définition des besoins avec la direction et le collaborateur, le choix et le suivi des commandes)
• Le suivi administratif, réglementaire et l’entretien de la flotte
• La veille au bon respect des normes RSE

Tu es garant de la bonne relation avec l’ensemble des interlocuteurs clés (leasers, intégrateurs, assureurs).

Gestion des locaux

Tu es garant du bon fonctionnement de l’ensemble des consignes de chaque agence  :

• Tu suis l’entretien et la maintenance (suivi des interventions et des prestataires)
• Tu veilles à la bonne sécurisation des locaux (systèmes d’alarmes, vidéo surveillance, plan de prévention et de sécurité, plan d’évacuation, formation des équipes sur les procédures de sécurité …)
• Tu assures la gestion des fournitures et des consommations
• Tu es le support des collaborateurs concernant le suivi de leurs demandes
• Tu es l’interlocuteur privilégié de chaque collaborateur et prestataire du groupe

Gestion des déplacements

• Tu es garant du support, ainsi que du suivi opérationnel des collaborateurs concernant leurs déplacements (création, suivi, assistance et formation des collaborateurs dans la gestion de la plateforme de réservation)
• Tu assures la réservation des déplacements groupés
• Tu veilles au bon respect de la politique interne de voyage (plafonds autorisés, validation des managers …)
• Tu assures le suivi de la relation avec notre plateforme de réservation prestataire

Reporting et budget

• Tu assures un reporting régulier à la direction sur chacun de tes périmètres en analysant l’activité/consommation par practice et agence
• Tu participes à l’élaboration du budget prévisionnel des services généraux, et tu veilles à son bon respect
• Tu es force de proposition pour optimiser les coûts de chaque agence (consommations d’énergie, contrats avec les prestataires…) et de chaque pôle
• Tu négocies annuellement les tarifs, abonnements, contrats et les conditions contractuelles de nos différents prestataires

• Tu as au minimum 3 ans d’expérience sur un poste similaire
• Tu es à l’aise relationnellement
• Dynamique, motivé, investi, ton implication sera la clé de ton succès
• Tu es force de proposition concernant le renouvellement du matériel
• Tu es à l’aise en négociation
• Tu auras à cœur de travailler de manière pro-active avec la direction de l’entreprise
• Tu maîtrises des outils informatiques dont le pack office, ainsi qu’une bonne maitrise d’Excel

Parthena Consultant est une entreprise attachée à la mixité et à la diversité, nous reconnaissons et recrutons tous les talents.