Archivage comptable : durée de conservation dès la clôture

Chaque clôture laisse derrière elle des livres, des pièces justificatives et des comptes annuels que votre entreprise devra pouvoir présenter pendant des années : à l’administration fiscale lors d’un contrôle, à un auditeur ou à un repreneur. Combien de temps faut-il les conserver ? Dix ans à compter de la clôture de l’exercice, selon l’article L123-22 du Code de commerce.

Ce délai commercial coexistait jusqu’ici avec un délai fiscal plus court, fixé à 6 ans. La loi du 25 juin 2026 les rapproche : le délai fiscal passe lui aussi à 10 ans pour les documents contrôlables par l’administration, dès lors que leur délai expire après le 1er janvier 2027. Une même facture suit donc désormais une durée unique de dix ans, et la clôture devient le repère naturel de votre archivage comptable.

Cet article détaille les durées à retenir, les règles de forme pour le papier et le numérique, puis une méthode en cinq étapes pour classer vos archives après chaque clôture.

En résumé

• Les livres, registres, pièces justificatives et comptes annuels se conservent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce).
• Le délai fiscal de l’article L102 B passe à 10 ans pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
• D’autres délais existent : 5 ans pour les contrats commerciaux et documents bancaires, 30 ans pour les contrats immobiliers.

C’est une obligation légale : dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Les livres et registres comptables, les pièces justificatives et les comptes annuels suivent cette même durée, en application de l’article L123-22 du Code de commerce, que vous soyez en SARL, SAS ou SASU.

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixait un point de départ différent : la dernière opération inscrite ou la date d’établissement du document. Depuis la loi du 25 juin 2026, son délai passe de six à dix ans pour les documents dont l’échéance intervient après le 1er janvier 2027, il rejoint ainsi les durées légales de conservation du délai comptable. Conservez tout le dossier de l’exercice dix ans à compter de la clôture : un seul calendrier de purge suffit.

Sources : Service-Public Entreprendre et economie.gouv.fr.

À ce jour, certaines pages officielles affichent encore un délai de 6 ans pour les documents fiscaux : elles précèdent la loi du 25 juin 2026, dont l’article 36 porte ce délai à 10 ans.

La règle des 10 ans de conservation des pièces comptables s’applique à chaque clôture, pour :

• Les livres et registres comptables : livre-journal, grand livre, livre d’inventaire.
• Les comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe comptable.
• Les factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception.
• Les pièces justificatives ouvrant droit à déduction de taxes.

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe trois règles de forme :

• Les documents établis ou reçus sous forme numérique restent conservés sous cette forme pendant tout le délai : une facture reçue au format électronique s’archive ainsi par voie électronique.
• Les documents établis ou reçus sur papier peuvent être conservés sur papier ou sur support informatique.
• La numérisation des factures papier est encadrée par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales : vérifiez sa version en vigueur avant toute campagne de numérisation.

L’article 1366 du Code civil reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que le papier, à condition d’identifier son auteur et de garantir l’intégrité du document. La norme NF Z42-013 encadre les systèmes d’archivage électronique sur le long terme. Une gestion électronique des documents (GED) paramétrée avec vos durées de conservation facilite cette organisation.

Le non-respect de ces délais ne déclenche pas de sanction automatique, mais lors d’un contrôle de l’administration, vos documents peuvent être exigés, y compris sous forme de fichier des écritures comptables. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € pour les documents non tenus ou détruits avant terme (source : economie.gouv.fr).

1. Définissez le périmètre. Listez les livres, pièces et supports qui entrent dans l’archive de l’exercice.
2. Associez une durée et un point de départ à chaque type de document. Distinguez clôture de l’exercice et date de l’opération.
3. Classez et indexez par exercice et par type. Gardez une logique de rangement identique chaque année.
4. Désignez un responsable et prévoyez la sauvegarde. Précisez qui consulte les archives et comment elles sont protégées.
5. Planifiez la revue et la purge. Une revue annuelle, calée sur la clôture, identifie les documents à détruire et intègre l’archivage comptable à votre routine de gestion.

Chez Parthena Consultant, nous accompagnons les PME et ETI sur l’ensemble du cycle de leurs projets, y compris pour l’archivage de leurs documents comptables :

• Audit de l’existant et analyse des flux : nous recensons vos documents, leurs circuits et vos pratiques de clôture, pour savoir ce qui est conservé, où et comment.
• Choix et mise en œuvre des solutions : nous vous aidons à choisir les outils adaptés, puis nous les intégrons à votre environnement de gestion (paramétrage, interfaces avec vos logiciels financiers, dématérialisation). Lors d’un changement d’ERP ou de logiciel comptable, nous assurons la reprise des données et définissons avec vous comment les documents encore soumis à conservation restent accessibles.
• Formation et accompagnement des équipes : nous formons vos utilisateurs et rédigeons des modes opératoires, pour que les règles de classement et de purge s’appliquent à chaque clôture.
• Assistance dans la durée : vos archives vivent dix ans. Nous assurons l’assistance et l’évolution de vos solutions pendant tout leur cycle de vie.

Le périmètre se définit après l’audit, à partir de votre organisation et de vos outils.

• Légifrance, loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, article 36
• Légifrance, article L102 B du Livre des procédures fiscales
• Service-Public Entreprendre, délais de conservation des documents
• CRCC de Paris, extension à 10 ans du délai de conservation

Combien de temps garder les factures d’entreprise ?

Dix ans à compter de la clôture de l’exercice, pour les factures clients comme fournisseurs. Cette règle s’applique aussi aux entreprises individuelles, qui suivent le même point de départ que les sociétés.

Combien de temps garder les papiers de banque et relevés bancaires ?

Cinq ans pour les documents bancaires (relevés, talons de chèque). Si un relevé sert de pièce justificative d’une écriture, conservez-le avec le dossier de l’exercice, soit dix ans.

Combien de temps l’employeur conserve-t-il les bulletins de paie ?

L’employeur garde son double des bulletins de paie cinq ans et garantit leur disponibilité électronique cinquante ans, ou jusqu’aux soixante-quinze ans du salarié. Côté salarié, conservez vos bulletins sans limite de durée : ils servent pour la liquidation des droits auprès des régimes de retraite. Les contrats de travail suivent un délai de cinq ans.

Quels documents d’entreprise doit-on garder pendant 30 ans ?

Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Combien de temps conserver les documents après la liquidation d’une société ?

Les statuts se conservent cinq ans à compter de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS. Pour les autres documents, reportez-vous aux durées du tableau ci-dessus.