CESI initie une profonde transformation avec Sage FRP 1000

À propos de CESI

École d’ingénieurs créée en 1958 par des entreprises industrielles, CESI compte aujourd’hui 26 000 étudiants au travers de 25 campus sur tout le territoire, dotés d’équipements pédagogiques de pointe, 95 000 alumni, 8 000 entreprises partenaires, 130 partenariats avec des universités dans le monde. CESI a développé un modèle unique au sein de l’enseignement supérieur. Elle accompagne ses étudiants dans les secteurs de l’Industrie, du BTP et de l’Informatique & du Numérique, à travers son offre de formation composée de ses programmes : Grande École, Grade de Licence, Professionnel Supérieur de bac +2 à bac +5, Mastère Spécialisé®, Doctoral, Executive et Passerelles. Convaincue de la nécessité de concilier sciences, technologies et sciences humaines, CESI se distingue également par une offre de formation en Ressources Humaines & Management.

Sa gouvernance est composée de dirigeants d’entreprise et de cinq branches professionnelles : UIMM (Union des Industries et Métiers de la Métallurgie), FFB (Fédération Française du Bâtiment), FNTP (Fédération Nationale des Travaux Publics), FFIE (Fédération Française des Intégrateurs Electriciens) et Numeum. L’école d’ingénieurs CESI, pionnière dans le secteur de l’enseignement supérieur technique privé et dans la formation professionnelle, est présente sur tout le territoire français grâce à ses 25 campus qui dispensent des parcours sur-mesure et délivrent les mêmes diplômes.

Quels étaient vos besoins lorsque vous avez initié le projet avec Parthena Consultant ?

Nous avions une version de retard pour la solution Comptable et Financière Sage FRP1000 déployée sur notre système d’informations, depuis une huitaine d’années. Il s’est rapidement avéré qu’une montée de version ne pourrait pas apporter des réponses pragmatiques aux enjeux qui étaient les nôtres. Les outils dont nous étions dotés s’étaient accumulés au fil des ans et constituaient un mille-feuille qui fonctionnait certes, mais nécessitait rapidement une pérennisation et des optimisations. De nombreuses opérations sont encore exécutées manuellement, de façon répétée, ou sur la base de requêtes SQL. Nous souhaitions par conséquent fortement moderniser nos outils financiers.

Comment, d’un projet de montée de version de votre solution Sage FRP1000, en êtes-vous arrivée à bâtir un projet de plus grande envergure ?

Un constat s’est rapidement imposé. Face au développement de notre activité, il nous fallait nous inscrire dans une vision analytique plus efficiente. Peu d’historique, peu de traçabilité, un manque de visibilité sur la réalité de nos en-cours… La gestion était décorrélée de la comptabilité dans nos process. Il fallait par conséquent centraliser l’information financière pour disposer d’une vision consolidée de notre situation à tout moment. Pour cela, nous devions non seulement améliorer et optimiser notre outil comptable mais aussi procéder à une refonte complète de notre architecture applicative IT, conclusion à laquelle nous sommes parvenus grâce à l’accompagnement de Parthena Consultant.

En quoi l’organisation et le mode de fonctionnement de CESI, pouvaient-ils tirer profit d’une redéfinition des contours de la gouvernance du système d’information ?

Voir et prévoir. C’était l’ambition même de notre projet. Une réalité qui allait affecter les équipes de la fonction finance, mais aussi faciliter les prises de décisions stratégiques au plus haut niveau. Faire gagner du temps à l’ensemble des équipes au quotidien, limiter les ressaisies manuelles et les tâches rébarbatives, mais surtout disposer d’informations claires, consolidées, réconciliées et fiables à tout moment. Trésorerie, TVA, Reporting, Analytique…, à mesure que nous travaillions avec les équipes métiers, de nouveaux besoins émergeaient, de nouvelles attentes étaient formulées et, au bout du compte, c’est une véritable révolution culturelle qui s’est opérée. De nouvelles orientations ont progressivement vu le jour avec un dictionnaire de données, des nouveaux développements sur les solutions existantes, voire de nouveaux applicatifs. De fait, d’un projet initialement ciblé sur une montée de version et le déploiement de l’outil de reporting, nous sommes désormais engagés dans un chantier plus vaste d’exploitation applicative et de gouvernance de la donnée qui dépasse le cadre de la fonction finance. A titre d’exemple, notre outil maison développé il y a 25 ans pour gérer le référentiel client cède la place à un référentiel client centralisé global qui alimentera chacun de nos applicatifs.

Quelles ont été, à vos yeux, les étapes clés de la maturation du projet et comment décririez-vous l’accompagnement technique, stratégique et humain délivré par Parthena Consultant ?

L’élément déterminant à mes yeux, et c’est l’apport de Parthena Consultant, c’est que l’aspect humain est toujours corrélé avec l’aspect IT. Dès le début de notre collaboration, Parthena Consultant a veillé à constituer une équipe projet pluridisciplinaire adossée à des « key people » qui seraient des référents en interne. Une vingtaine d’ateliers thématiques ont été menés pour tenter d’identifier les besoins des métiers car le succès d’un tel projet dépend de l’adhésion des collaborateurs et celle-ci a été immédiate et indéfectible. Cela nous a également permis de valider que Sage FRP1000 répondait bien à nos besoins cibles.

Du diagnostic initial à la mise en œuvre, que retenez-vous des grandes phases de ce projet ?

Au-delà des différents volets de transformation engagés, c’est la méthode que je retiens. Nous avons avancé à pas mesurés. Parthena Consultant a pris le temps de comprendre et de connaître CESI, son histoire, ses valeurs, son héritage, autant que ses ambitions. Avec les équipes Parthena Consultant, nous avons créé une vraie proximité et nous ressentons le besoin mutuel de travailler ensemble en binôme. Le projet s’est nourri de cet esprit de co-construction. Depuis presque deux ans, le projet vit, il évolue. Nous avons une vision assez claire pour les trois années à venir, notamment sur l’usage des données au sein de CESI. Mais cette vision continuera de se nourrir de nos échanges car au-delà de la méthode, Parthena Consultant nous apporte son œil extérieur et la richesse d’expériences multiples dans différents secteurs d’activité.

Si vous deviez résumer ce projet en quelques mots-clés, quels seraient-ils ?

Lorsque je réfléchis à l’ampleur de notre projet, je pense à Iceberg ou encore gargantuesque. Quand je songe à la méthode, les mots collaboration, partage et envie me viennent naturellement à l’esprit. Le fil rouge de l’ensemble se résume à un terme, parfois galvaudé mais qui s’applique parfaitement à notre cas particulier : l’agilité !